El método de la ruta crítica, una herramienta para planificar el trabajo
El método de la ruta crítica es una herramienta de planificación especialmente apta para actividades que tengan cierta complejidad o en las que intervengan varias personas. Sin embargo, cualquier persona puede valerse de este recurso, cuya principal virtud es la de clarificar lo que se debe hacer, manteniendo bajo control las fases de los distintos proyectos.
Esta es una de esas técnicas que habían caído en desuso de manera injusta y que fueron redescubiertas mucho tiempo después. El método de la ruta crítica fue planteado en los años 50 e incluso se usó para el tristemente célebre “Proyecto Manhattan”. Después, fue reemplazado por otras herramientas, pero hace un par de décadas volvió a tenerse en cuenta.
Uno de los objetivos que se logra con el método de la ruta crítica es tener muy claro en dónde no se debe fallar, en el marco de un proyecto o proceso. De ahí sale precisamente el nombre de esta técnica. Teniendo esto claro, es posible enfocar la atención hacia lo fundamental. Veamos de qué se trata.
“Planificar es traer el futuro al presente para que puedas hacer algo al respecto ahora”.
-Alan Lakein-
El método de la ruta crítica
El método de la ruta crítica fue desarrollado por James E. Kelley de Remington Rand y Morgan R. Walker de DuPont, en 1950. Estos expertos notaron que en los grandes proyectos solía haber pérdidas o sobrecostes porque algunas actividades esenciales tardaban más de lo que se esperaba. Por eso, había que pedir ayuda extra o retrasar los planes, con las consecuencias que se derivaban de ello.
Los creadores de este método señalaron que resultaba ideal para actividades o proyectos que cumplieran las siguientes características:
- Tener bien definidas las actividades que se deben desarrollar.
- Que tales actividades sigan una secuencia.
- Que cada actividad se pueda desarrollar de forma independiente.
Como se ve, el método de la ruta crítica es apto para todos aquellos proyectos o tareas que requieran el desarrollo secuencial de un proceso. Ahora bien, ¿cómo se debe aplicar? Lo veremos enseguida.
Aplicar el método de la ruta crítica
Para aplicar el método de la ruta crítica se deben completar cuatro pasos básicos. Cada uno de ellos debe ser ejecutado en el mismo orden en que se enumeran. Son los siguientes.
1. Enumeración de todas las actividades y tareas
Consiste en desglosar todo el proceso en actividades. La idea es describir cada actividad de la manera más concreta posible. Después, tales actividades serán desglosadas en tareas, que también deben ser muy precisas. Este es el paso más costoso, pero también el pilar fundamental de la técnica.
2. Estimar la duración
En este paso se debe calcular cuál es el tiempo máximo en el cual se va a desarrollar cada una de las tareas del proyecto. Después, sumando estos tiempos, surgirá el tiempo estimado de cada actividad. Es muy importante tomar en cuenta las experiencias previas o las opiniones de otras personas para hacer un estimativo realista.
3. Establecer las dependencias entre las actividades
Consiste en determinar el vínculo que existe entre las actividades. En particular, hay que precisar qué actividades deben completarse para que pueda iniciarse la siguiente. Así mismo, qué actividades o tareas deben terminarse al mismo tiempo.
4. Identificar los hitos y resultados
Los hitos de un proceso o de un proyecto son esos momentos en los que se completa o se alcanza un avance significativo -tiene un impacto significativo en el desarrollo de tal proyecto en general-. Es importante identificar cuáles son estos hitos, así como las habilitaciones que ganamos al alcanzarlos.
La cereza del pastel: graficar
El método de la ruta crítica es, en principio, un modelo o procedimiento que permite visualizar las actividades y tareas necesarias para completar un proceso o proyecto. Sin embargo, esto se potencializa de forma significativa cuando los datos que resultan, después de aplicar los cuatro pasos básicos, se ponen en un gráfico.
No es necesario realizar un gráfico complicado. Es suficiente con emplear un diagrama simple y ubicar allí cada actividad o tarea con su fecha límite. Luego, marcar la relación que existe entre cada uno de los elementos con los demás mediante líneas de unión. Los diagramas se deben colocar de manera secuencial.
Al final, habrá un gráfico con el que se vea con claridad la ruta crítica del proceso o proyecto; aquella que reúna las actividades que más interconexión tengan con otras. De este modo, se puede enfocar la atención hacia esas zonas.
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