Las cadenas de tareas, un recurso para agilizar tu trabajo
Las cadenas de tareas son una técnica que te ayuda a organizar el trabajo y, por tanto, a realizarlo más rápido. Sirven, en particular, para realizar labores que resultan pesadas o que por algún motivo te producen algún tipo de resistencia. Por lo mismo, este método es magnífico para evitar la procrastinación.
Aclaremos que este método no es una vía para hacer un cambio radical en tus tareas (su misión no es esa, aunque sí puede ser una ayuda). Las cadenas de tareas solo te ayudan a facilitar algunas labores y te ahorran tiempo con ciertas actividades. Está claro que tu vida no se va a partir en dos, pero sí vas a contar con una herramienta útil para sortear ciertas actividades.
Hay que decir que las cadenas de tareas también son un buen recurso para introducir nuevos hábitos. La idea esencial es la de identificar y unir las pequeñas acciones que debes completar para realizar algo, y luego asumirlas como una sola actividad. Veamos esto con más detalle.
“La complejidad es tu enemigo. Cualquier tonto puede hacer algo complicado. Lo difícil es mantener las cosas simples”.
-Richard Branson-
Las cadenas de tareas, qué son y para qué sirven
Las cadenas de tareas se pueden definir como una técnica en la que se agrupan y se enlazan una serie de actividades con el objetivo de crear una secuencia fija. Es como si cada tarea fuera un eslabón que se une con otros eslabones y forma tal cadena. La idea es que siempre se lleve a cabo en el mismo orden.
¿Para qué sirve esta técnica? Como seguramente lo sabes, siempre hay tareas monótonas, aburridas o pesadas que cuesta mucho trabajo realizar. Por ejemplo, los trámites y papeleos o la organización de las cuentas. Cuando agrupas esas actividades en una sola cadena, evitas tener que vencer tus resistencias una y otra vez.
Así mismo, hay actividades que debes realizar todos los días y que no son agradables. Por ejemplo, dejar limpio tu lugar de trabajo al terminar el día. Al hacer cadenas de tareas con esas actividades introduces algo conocido como “inercia productiva”: una actividad llama a la otra y así sucesivamente.
También se da el caso de actividades que debes forzarte a realizar. Ocurre, por ejemplo, con tareas muy pesadas o complejas, o con nuevos hábitos. Si unes tales actividades en secuencias fijas, va a ser mucho más fácil comenzar y terminar en menos tiempo y con menos resistencia. Lo que ayuda a vencer la procrastinación.
¿Cómo hacer las cadenas de tareas?
Para diseñar tus cadenas de tareas, primero tienes que pensar en tus rutinas, con papel y lápiz en la mano. Lo que sigue es identificar aquellas tareas que te resulten muy aburridas, o que siempre tiendes a posponer u olvidar, también es conveniente pensar en las actividades que te gustaría comenzar a hacer y que no están en tu rutina diaria.
Una vez que tengas identificada la situación, momento o lugar donde quieres introducir una cadena de tareas, precisa los eslabones. Por ejemplo, si quieres aplicarla sobre el arreglo diario de tu sitio de trabajo, piensa en la secuencia de acciones que esto requiere: recoger los papeles y guardarlos en determinado lugar, recoger los demás útiles y ponerlos en su sitio, limpiar el polvo, etc.
Tú determinas el orden. Lo ideal es que también definas una hora precisa. Si la tarea solo se debe hacer una vez a la semana, escoge el día que mejor te va. En el ejemplo anterior tomamos una cadena de tareas simple, pero también puedes hacerlo con dos o tres actividades. Por ejemplo, elaborar la autoevaluación diaria, enviar todos los emails pendientes y arreglar el sitio de trabajo.
Aplicando las cadenas de tareas
La esencia de las cadenas de tareas es formar bloques de actividades análogas y realizarlas de manera secuencial, de tal modo que logres mecanizarlas. Al automatizar estas acciones, ahorrarás esfuerzos.
Además, y esto es lo más importante, no tendrás que automotivarte una y otra vez para llevar a cabo esas tareas que te resultan molestas o aburridas. De este modo, optimizas esas labores y dejas más energía disponible para realizar otras actividades que te interesan más o que requieren de más atención.
En últimas, de lo que se trata es de introducir automatismos positivos en aquellas actividades que lo permiten y, de paso, lo demandan. Puedes comenzar con una de estas cadenas de tareas en actividades muy simples. Si te funciona, aplícala a otras y aprovecha al máximo tu inercia productiva.
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- Pazmiño Ostaiza, J. L., & Benites Arias, J. C. (2022). Procrastinación, el problema del nuevo mundo.
- Socorro Llanes, R. (2012). Optimización del uso de pivotes en tareas de búsqueda y clasificación.