La buena comunicación en una empresa la hace saludable
La eficacia de gestión de una empresa que delimita objetivos, planifica su trabajo y establece estrategias de acción depende -en gran parte- del tipo de comunicación que desarrolle. Así, es la buena comunicación en una empresa la que ha hace saludable.
En este contexto, la comunicación debe ser entendida como un fenómeno complejo, de manera que cualquier acción mínima puede transformar su complejidad en complicación. Esto quiere decir que la comunicación no se entiende únicamente como palabra hablada, sino también como conducta.
Una organización que desee activarse en su funcionamiento y crecer necesita basarse en premisas modernas de la comunicación humana, esto es, debe crear una filosofía o cultura comunicacional que rija su dinámica. Cultura de la que se hallen compenetrados todos los estamentos de la empresa y en la que cimienten sus acciones.
Mitos sobre la comunicación
Antes de nada, es necesario desmitificar algunos conceptos sobre la comunicación que, aunque excedan el marco de la comunicación empresarial, posibilitan que cada lector haga su traducción al sector donde los aplique.
Noción de interdependencia
Una moderna comunicación entiende que los integrantes de una empresa no son seres individuales, sino que deben tomar consciencia de que son partícipes de una red organizacional, que a la vez está integrada en una vasta red social -la ecología humana-.
Por lo general, las personas se consideran independientes sin asumir, en la práctica, la interdependencia que implica pertenecer al entramado comunicacional no sólo de su compañía sino del tejido social.
Interacción y retroalimentación
La gente cree que es y actúa de la misma forma en los diversos sistemas (familia nuclear, familias extensas, empresa, clubes, grupos de amigos, etc.).
Por otro lado, la comunicación moderna sostiene que nuestras conductas influyen en nuestro interlocutor, tal como sus comportamientos impregnan nuestras respuestas. Por lo tanto, no nos comunicamos de la misma manera ni con el mismo estilo en los diversos sistemas a los que pertenecemos.
Cada relación nos invita a participar con algunas de nuestras múltiples facetas: somos temerosos e inseguros en algunas interacciones mientras que, en otras, parecemos maestros dando órdenes. Estos cuestionamientos obligan a pensar las conductas de manera recursiva y circular, cuando en general se analiza una situación de manera unidireccional y lineal.
La importancia del contexto
El contexto (el dónde, en qué momento y en qué situación se dice lo que se dice) es una matriz de significados que otorga sentido a las acciones humanas.
El contexto de una organización posee un código, unas reglas, unos valores y unas creencias; por tanto, cualquier mensaje dentro del fuero laboral deberá ser interpretado bajo tal semántica.
Una verdadera confusión comunicacional se produce cuando se saca una frase del discurso y se utiliza para manipular el diálogo. Cuando, tal vez, esa estructura sintáctica cobra otro sentido, cuando está inmersa dentro de un discurso más global desarrollado en un lugar y en un momento determinado.
Contenido y forma del mensaje
Esta conceptualización es clave en la transmisión de información en una organización (órdenes, reportes, respuestas y acciones subsecuentes, etc.). Remite a lo que los estudiosos de la comunicación distinguen entre el contenido de lo que se intenta transmitir y la forma en que se comunica. Así, las entonaciones y cadencia del discurso marcan una intencionalidad con que se reviste el mensaje.
No son pocas las oportunidades en las que las afirmaciones se emiten con una gestualidad y cadencia de pregunta y los elogios como críticas descalificadoras. La secuencia complicada continúa cuando la respuesta del otro se dirige a lo paraverbal, para desencadenar la base de una discusión, en la que cada uno se somete a un juego de escalar sobre el otro con el objetivo de ser dueño de la verdad y la razón.
Lenguaje verbal y paraverbal
Es importante remarcar que nos comunicamos a través de dos lenguajes: el verbal y el paraverbal. Los gestos, acciones, cadencias, tonos, manierismos, etc. con los que se acompañan las alocuciones verbales forman un todo complejo, difícil de distinguir.
Así, mientras que el primer lenguaje –la palabra- es factible de ser dominado; el segundo es espontáneo y escapa al manejo de la voluntad.
Cultura de la organización
Al igual que una organización, cada ser humano posee una estructura conceptual que se construye en su evolución.
Códigos familiares y socioculturales, escala de valores, normas de conducta y sistema de creencias, ideología, política, filosofía llevan a atribuir marcos semánticos a la comunicación.
El discurso y las palabras mismas están revestidos de significaciones particulares que no solo impregnan nuestra alocución, sino también la recepción.
En base a la cultura de una empresa, se demarcan planificaciones, estrategias y las acciones consecuentes. Razón por la que cualquier movimiento de la organización (sea palabra o sea conducta) se enmarcará en esta estructura.
Los supuestos
No son ni más ni menos que las categorizaciones con que agrupamos los objetos, sujetos, situaciones, hechos, etc., pero cada categorización lleva un significado implícito. De ahí que existan actitudes del otro que tengan mayor o menor relevancia, pero no en sí mismas, sino para el sistema de creencias del interlocutor.
El “yo supongo” se constituye como un signo relevante de confusión comunicacional y hace blanco de forma más contundente en la gestualidad del otro. Si una persona frunce su ceño mientras hablamos, suponemos, por ejemplo, que esta aburrido con nuestro discurso. Y sobre esta base, reaccionamos.
En la comunicación humana, este juego se conoce como profecías que se autocumplen: si yo creo que el otro está aburrido, actúo en consecuencia y genero en él mi supuesto inicial. Son raras las ocasiones en las que preguntamos al otro sobre nuestro supuesto. De esta manera, se bloquearía un efecto que puede concluir en un diálogo tedioso y confuso.
Metacomunicación
La metacomunicación implica explicitar lo que se entendió de la transmisión, acrecentando la posibilidad de un diálogo claro.
Metacomunicar es entender qué construcciones cognitivas posee el interlocutor y que intenta traducir en palabras.
Cuando el otro dice algo, lo que nosotros recibimos es lo que significamos desde nuestra estructura conceptual. Entonces, no es lo que el otro dice sino el sentido que le damos a lo que dice.
Para comprender el mensaje del otro es importante conocer su sistema de creencias y su universo de significados personales y culturales. Esto permite decodificar de manera clara el mensaje. Así, la metacomunicación en una organización es clave para determinar la transmisión y recepción de mensajes de manera clara y coherente.
Es imposible no comunicarse
Un punto interesante de la pragmática de la comunicación es entender que hasta los silencios también comunican. El silencio es una respuesta, aunque a veces también sea blanco de ambigüedades. Razón por la cual es imposible no comunicarse.
Sin embargo, es común calificar a una persona que no se comunica o que es poco comunicativa. Entender esta premisa permite que un líder pueda conducirse a través del aprendizaje de este tipo de respuestas y metacomunicar, es decir, solicitar que la persona traduzca en palabras su silencio.
Coexistencia de múltiples perspectivas
En esta misma línea, un coordinador de grupo de trabajo, por ejemplo, debe entender y aceptar que sus interlocutores puedan tener puntos de vista diferentes acerca del mismo asunto. Por tanto, pueden existir múltiples realidades.
Aunque el modelo de pensamiento y conocimiento a aplicar responde al diseño de la epistemología de la organización, las personas poseen un marco de referencia que excede al de la empresa.
El respeto por la diversidad no es solamente una condición importante, sino de ética de vida, ya que se emparienta con el concepto de libertad, elemento que debe cuidarse en la dinámica de una empresa.
Una empresa saludable
En conclusión, entender que la emisión y recepción de un mensaje depende de múltiples variables implica considerar a la comunicación como un fenómeno complejo.
El management o líder deberá partir de estas premisas para instaurar y mantener un canal de comunicación en la empresa que sea claro para todos los estamentos.
Así, todas las estrategias que ponga en marcha un coordinador de equipo de trabajo se basarán en este paradigma. Por ello, no solo deben implicarse para incrementar el caudal y la fluidez de la comunicación intra e inter empresa, sino también tiene que asegurarse de que la información que se transmita sea clara y coherente.
Tales características comunicacionales deberán ser darse tanto en las comunicaciones de bajada, de los estamentos gerenciales, como en las de subida. De esta manera, se podrán conocer las repercusiones de la información, su interpretación y su decodificación y cuáles fueron los ruidos o interferencias que perturbaron la transmisión del mensaje.
La organización debe concebirse como un sistema, abierto y flexible, permeable al ingreso de información, de libre comunicación y estructurado mediante normas claras y funciones organizadas y dinámicas. De hecho, todas estas características son posibilitadas por el tipo de comunicación que se desarrolle en el sistema-organización, que es la misma estructura del sistema que favorece a la evolución de la comunicación en una empresa.
Desde esta concepción sistémica, la empresa planteará los objetivos, que deberán ser conocidos y bien interpretados por todos los sectores de la misma, con el objetivo de generar una actitud participativa, responsable y mancomunada. Además, tal participación implica una motivación para el empleado y un reconocimiento en términos de pertenencia a la organización.
Como vemos, el éxito o el fracaso de la gestión de una compañía depende, en gran medida, de la calidad de comunicación que se desenvuelva en ella y la eficacia de los niveles de prevención y resolución de la complicación que se establezcan.
