Gestionar las tareas recurrentes, ¿cómo hacerlo?

Las tareas recurrentes consumen más tiempo de lo que parece a primera vista, pero si dejas de realizarlas, te ponen en aprietos. ¿Cómo salir de esas pequeñas obligaciones sin pagar un alto precio en tiempo?

Revisado y aprobado por el psicólogo Sergio De Dios González.

Escrito por Edith Sánchez

Última actualización: 20 octubre, 2022

Las tareas recurrentes son aquellas que se realizan de forma rutinaria/periódica. Corresponden a actividades que, sí o sí, deben hacerse, pero que no son muy gratificantes, ni tienen que ver con los aspectos más creativos o decisivos del trabajo o de la vida. Sin embargo, de no realizarse, sí que afectan aspectos esenciales.

Buena parte de nuestra cotidianidad está poblada por tareas recurrentes. Por ejemplo, vestirnos, bañarnos, cepillarnos los dientes, etc. Son actividades que se hacen todos los días y que, en principio, parecen insignificantes. Sin embargo, si alguna de ellas se suprime o no se lleva a cabo, llega a tener consecuencias importantes.

Lo cierto es que casi nunca somos conscientes de cuáles son las tareas recurrentes que debemos realizar. Las hemos mecanizado y, por lo tanto, generan automatismos en el día a día. No tenemos claro cuánto tiempo nos toman y es probable que tampoco hayamos evaluado si existe alguna forma de gestionarlas mejor. Sobre esto hablaremos enseguida.

Las tareas recurrentes

El concepto de tareas recurrentes no siempre está suficientemente claro. No hay que confundirlas con las tareas típicas. Estas últimas son las actividades normales del trabajo. Para un contable será actualizar los registros. En el caso de un abogado, revisar los expedientes o asistir a audiencias. Estas actividades se repiten porque forman parte del desempeño laboral básico y cotidiano.

Lo que diferencia a las tareas típicas de las tareas recurrentes son tres características:

• Las tareas recurrentes están predefinidas. Esto quiere decir que forman parte de un método establecido de antemano. Son piezas fijas de un engranaje más grande.
• Tienen el mismo contenido. Lo que hay que hacer es siempre igual o casi igual. Por lo tanto, resultan rutinarias.
• Son periódicas. Hay que realizarlas de forma regular, a intervalos fijos. Pueden ser diarias, semanales, mensuales, etc.

Un ejemplo de tareas recurrentes en el hogar sería el pago de facturas, la limpieza de la casa, la compra de víveres, etc. En el trabajo serían asuntos como la planificación diaria o semanal, la puesta en orden de archivos, la entrega de informes a fin de mes, etc. Cada oficio tiene sus propias rutinas.

Gestionar las tareas recurrentes

El primer paso para gestionar las tareas recurrentes de una forma adecuada es identificarlas. Es muy probable que buena parte de ellas pasen desapercibidas, excepto porque consumen tiempo. Es ese mismo tiempo por el que después nos preguntamos: ¿a dónde fue a parar? O que suscita interrogantes como: ¿por qué nunca tengo tiempo libre?

Así que lo indicado es, primero que todo, hacer una lista de tareas recurrentes, bien sea del hogar o del trabajo. Una vez que se cuente con ese inventario, lo indicado es hacer una primera clasificación por periodicidad. De este modo, queda un grupo de las tareas diarias, otro de las semanales, uno más de las mensuales, etc.

Una vez que se haya completado este paso, lo siguiente es asignar días, horas y fechas para realizar este tipo de tareas. Lo más aconsejable es que estas sean lo más fijas posible. En estos casos, la idea es mecanizar al máximo esas actividades, de modo que no haya que pensar demasiado, ni hacer replanteamientos continuos, ya que justamente se trata de ahorrar tiempo en esto.

Asociar y tramitar

Lo ideal es que se logre asociar las tareas recurrentes entre sí, de modo que se saque el mayor provecho. Por ejemplo, se puede asignar un día específico para todo lo que signifique “limpieza”. Incluir allí lo que tiene que ver con el hogar y también con el trabajo. Mejor si corresponde a uno de esos días en los que puede haber cierta fatiga, como los viernes.

Vale la pena también analizar aquellas tareas recurrentes que toman más tiempo. ¿Existe alguna manera de simplificar esas labores? ¿Puede suprimirse alguna o convertirla en una parte de una actividad más grande? ¿Hay manera de conseguir o hacer alguna plantilla que permita ordenar mejor la actividad y así facilitar su ejecución?

Lo indicado es sistematizar al máximo este tipo de tareas. Una buena técnica para lograrlo es diseccionando la actividad: ¿qué pasos se deben completar para llevarla a cabo? Esquematizando las tareas de este modo es posible detectar nuevas formas de hacerlas, ahorrando tiempo. El problema de la recurrencia es que anula la reflexión y es así como terminamos repitiendo acciones, sin preguntarnos si hay una manera más sencilla de realizarlas.

En internet pueden encontrarse programas para organizar y gestionar las tareas recurrentes. Se usen este tipo de aplicaciones o no, lo indicado en todo caso es que esas tareas queden a la vista en el calendario personal, ojalá marcadas con otro color. Esa visualización permite que no se pasen por alto y además puede dar pistas para diseñar estrategias de gestión más eficientes.

Es cuestión de hábitos

Una investigación realizada por el doctor David Neal de la Universidad de Duke concluyó que al menos el 40 % de las actividades que se realizan a diario son habituales. Esto, por supuesto, incluye las tareas recurrentes. Está muy bien que así sea, porque el cerebro tiene una capacidad limitada. Por eso, de forma natural, este órgano busca la forma de ahorrar energías y las rutinas son un buen camino para lograrlo.

La clave está en diseñar rutinas inteligentes y convertirlas en hábitos. Si las tareas recurrentes se estructuran como automatismos, sin apenas reflexión, es posible que mecanicemos. Lo indicado es analizar esas tareas que debemos hacer una y otra vez de la misma manera, pero introducir un método que sea razonable y práctico para llevarlas a cabo. Así se logran dos objetivos: dejar al cerebro en paz para que se dedique a algo más profundo y, a la vez, ahorrar tiempo.