3 hábitos para no perdernos en el trabajo
Muchas personas trabajan a un ritmo vertiginoso, hasta el punto de que tienen la sensación de que el tiempo no les da para cubrir todas sus obligaciones. Hay saturación, prisa a la hora de cerrar proyectos o fases, lo que se traduce en presión y fatiga; con frecuencia, en este ejercicio intenso, perdemos el rumbo. “¿A quién le tenía que escribir? ¿Para qué le tenía que escribir a Juan? ¿Qué tarea era la que tenía que priorizar? ¿A qué acuerdo llegamos al final esta mañana?”
Cuando se habla del rumbo en el trabajo, se hace referencia a la orientación y la jerarquía a la hora de escalar las actividades. Si ambos aspectos están bajo control, se consigue una mayor eficiencia. En otras palabras, se logra hacer las cosas mejor, en menor cantidad de tiempo.
Hay algunos hábitos que ayudan a no perder el rumbo en el trabajo. Se trata de premisas basadas en el sentido común que, sin embargo, muchas veces se pasan por alto. Vale la pena tenerlos presentes y aplicarlos. Después de hacerlo, se nota la diferencia. Los siguientes son tres de esos hábitos clave.
“El buen arquero no es juzgado por sus flechas, sino por su puntería”.
-Thomas Fuller-
1. Evaluar la productividad, una forma de no perder el rumbo en el trabajo
Uno de los hábitos que ayuda a no perder el rumbo en el trabajo es el de hacer una autoevaluación semanal de nuestras actividades. Dicha autoevaluación debe ser, en primer lugar, cuantitativa. ¿Qué he hecho y qué me falta? ¿Cuánto avancé en determinada tarea durante esta semana?
Sin embargo, lo más importante es la segunda parte: hacer una autoevaluación cualitativa. En este caso, ya no se miden los avances como tales, sino que se hace una reflexión acerca de la forma en que se trabajó. Algunas de las preguntas clave que uno se puede formular para hacer este ejercicio son las siguientes:
- ¿Perdí tiempo? ¿En qué?
- ¿Hubo distracciones? ¿Por qué?
- ¿Qué me impidió avanzar en esta tarea?
- ¿Qué tareas no prioricé lo suficiente?
- ¿Me siento satisfecho con mi desempeño? ¿Por qué?
- ¿Qué aspecto podría mejorar de manera inmediata? ¿Cómo?
2. Evaluar a diario la coherencia con las prioridades
Establecer prioridades es la habilidad que más nos puede ayudar a mantenernos orientados. Hay actividades esenciales o determinantes en toda labor y estas deben estar plenamente identificadas. De hecho, lo más aconsejable es establecerlas, ponerlas por escrito y tenerlas a mano.
Hecho esto, lo indicado es preguntarse cada día de qué forma se ha avanzado en esas prioridades. La respuesta es un indicador muy valioso para saber si vamos por el camino correcto o nos estamos desviando de lo esencial. Esto permite hacer reajustes, cambiar de planes o reconocer otras prioridades que no se habían contemplado antes.
En este punto es fundamental tener claro el concepto de “prioridad”. Como suele decirse, lo urgente no siempre es lo importante. Si alguien, por ejemplo, trabaja llevando una contabilidad, su prioridad es hacer registros exactos y a tiempo, no entregar el informe a fin de mes. Si se cumple con la prioridad, lo demás se convierte en un efecto de esto. En todos los trabajos hay aspectos esenciales y otros que derivan de ellos.
3. Detenerte y pensar ante las situaciones de urgencia
Las situaciones urgentes son inevitables y también uno de los factores que más inciden para perder el rumbo en el trabajo. Implican presión y estrés, y ante esto es muy fácil que se pierda la perspectiva. También tienen la propiedad de deshacer todos los planes que estaban formulados y amenazan con crear caos en la labor.
Lo más aconsejable ante una situación de urgencia es detenerse cinco minutos a pensar. Lo primero es determinar si en realidad se trata de una situación apremiante o más bien constituye una “falsa urgencia”. Es posible que un compañero pida “urgentemente” un dato o una tarea, pero quizás su percepción no sea acertada. La pregunta es: ¿no puede esperar?
Si se detecta que posponer la “urgencia” no genera consecuencias importantes, se debe tomar como una falsa alarma. Así que puede esperar y no hay necesidad de desenfocarse de la labor que se está realizando. Si es una urgencia real, lo más indicado es tranquilizarse, darle algún tipo de cierre a lo que se está haciendo y elaborar un plan rápido de ejecución para atender lo inmediato.
Como se ve, estos tres hábitos para no perder el rumbo en el trabajo son sencillos y aplicables a cualquier tipo de labor. Solo hay que tomarlos en cuenta y aplicarlos de manera repetida hasta que logren internalizarse.
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