Hacer una lista de tareas que de verdad funcione
Casi todos hemos hecho una lista de tareas alguna vez, especialmente en aquellos momentos en los que tenemos muchas cosas por hacer. Lo más habitual es que simplemente escribamos una columna de pendientes y luego vayamos marcando las actividades que hemos completado.
Así mismo, lo más común es que al final se queden varias actividades sin completar o que nos veamos a gatas para ponerle el visto bueno a toda la lista de tareas. Sin embargo, que hagamos este ejercicio de manera espontánea solo significa una cosa: le damos valor a tales listas y sabemos que tenemos que guardar un mínimo orden en la planificación de lo que vamos a hacer.
El primer paso para que una lista de tareas tenga valor es elaborarla bien. La mejor manera de hacer una de estas listas no es simplemente anotando los pendientes, sino jerarquizándola por orden de prioridad , con tiempos límite y resultados concretos a lograr. Veamos.
“Tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor aprovechamos”.
-William Penn-
La gestión del tiempo
Mucho se habla acerca de la gestión del tiempo, porque en verdad se trata de un recurso muy valioso. El tiempo es vida y, si no lo administramos adecuadamente, simplemente se desperdicia sin saber muy bien por qué. El objetivo de organizar el tiempo es contar con más ratos libres para disfrutar lo mejor de la vida.
Hay quienes dicen que es equivocado hablar de gestión del tiempo, sino que más bien tendríamos que hablar de gestión de energía. El tiempo está ahí y avanza, con independencia de lo que hagamos al respecto. No es algo que podamos manejar, alargar o achicar.
Más allá de gestionar el tiempo, lo importante está en administrar nuestra energía. Esto quiere decir, organizar los momentos de trabajo y de descanso de tal modo que no nos sobrecarguemos ni nos fatiguemos o lleguemos a nuestro límite. También supone reservar momentos para recargar energías y, de este modo, mantener un equilibrio.
La lista de tareas
La lista de tareas es un instrumento muy útil para organizar el tiempo y gestionar adecuadamente nuestra energía. Dependiendo de nuestras circunstancias, podemos hacer una lista de tareas diaria, semanal o mensual. Esto depende principalmente de la probabilidad real de que tengamos que realizar una actividad.
Algunas actividades, sí o sí, las debemos desarrollar con una periodicidad marcada. Otras, dependen de factores externos o de decisiones ajenas y no podemos predecir si tendremos que realizarlas o no. Por ejemplo, reclamar una factura o que otros necesiten nuestra ayuda.
La mayoría de las personas tenemos un buen número de actividades que son estables. Por lo mismo, lo más conveniente es hacer una lista de tareas semanal, en caso de que también haya pocas actividades predecibles, o mensual, si lo que prima son las actividades predecibles.
La relevancia, un factor decisivo
Para que la lista de tareas funcione, lo ideal es que cumpla con algunas características que la hagan funcional. La primera es que esté organizada en términos de prioridades. Al comienzo del día y al comienzo de la semana deben ir las actividades más relevantes y difíciles de realizar.
De la misma manera, siempre, al final del día y de la semana deben ir las tareas más sencillas, las que exijan menos esfuerzo y que, a la vez, son menos determinantes.
Lo más difícil es la priorización, porque a todos en principio nos parece que hay demasiadas cosas relevantes en nuestra agenda y en un vistazo superficial nos pueden aparecer dudas a la hora de clasificarlas.
Si analizas con cuidado, vas a darte cuenta de que esto en realidad no es así. Si debes realizar dos informes, por ejemplo, seguro que uno es más importante que el otro.
Así mismo, al hacer el informe, es mucho más importante precisar las ideas centrales que imprimirlo. De este modo, y en este ejemplo, primero debes señalar las ideas centrales del informe más difícil. Así sucesivamente.
Otros detalles para nuestra lista de tareas
El primer paso entonces es priorizar tus tareas y dentro de cada tarea, priorizar las actividades necesarias para llevarla a cabo. Lo ideal es que tu lista no incluya generalidades como “hacer el informe” (por seguir con el ejemplo anterior), sino “identificar las tres ideas principales del informe”.
Lo adecuado es que las cosas importantes para hacer en el día no pasen de tres y que todas ellas se programen para ser llevadas a cabo a primera hora de la mañana, al comienzo de la semana y a principio de mes. Si quieres una lista de tareas aún más eficiente, lo ideal es que definas tus tareas en términos de metas medibles. En nuestro ejemplo, “escribir tres ideas” habla de una meta cuantificada. Si son cuatro mejor, pero al menos tres.
Para finalizar, es bueno que le pongas un límite de tiempo a cada actividad. Este, en muchos casos, es un ejercicio de realismo. Así, cada tarea debe tener fijado su tiempo de realización. Programa un pequeño descanso entre tarea y tarea, así como al menos un descanso largo durante la semana.
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- Mercado, R. R., & Bard, J. F. (2000). Heurísticas para secuenciamiento de tareas en líneas de flujo. Ciencia UANL, 3(4), 420-427.
