Cómo salir de un bucle de improductividad
Dentro de un bucle de improductividad, tienes la sensación de que tienes muchas tareas acumuladas, demasiadas para los recursos de los que dispones o el tiempo que estimas que puedes dedicarles. Por otro lado, una lista de tareas muy larga aumenta la tentación de mirar para otro lado, ya que su visión produce malestar. De esta manera, buscamos estímulos para nuestra atención que sean capaces de distraernos; la consecuencia es que la lista de tareas sigue aumentando.
Expuesto de una manera más gráfica: hoy tienes cinco actividades para realizar, pero como no tienes tiempo para todas, solo haces tres. Para mañana debías hacer otras cinco tareas, pero como hay dos de ayer que quedaron pendientes, ahora debes realizar siete, lo cual que es imposible. La dinámica sigue, el malestar te inunda, y entonces terminas atrapado en un bucle de improductividad.
Lo anterior sucede porque estás gestionando mal el tiempo. El resultado de todo esto es menor eficiencia y más estrés. ¿Qué hacer si estás en una situación así? Enseguida hablaremos del bucle de improductividad y como salir de allí.
“Cada acción que realizas es un voto a favor de la persona en la que te quieres convertir”.
-James Clear-
El bucle de improductividad
Las personas suelen quedar atrapadas en un bucle de improductividad sin darse cuenta. Comienza de forma silenciosa y solo se hace visible cuando ya es muy pronunciado. La dinámica que suele darse es la siguiente:
- La jornada laboral no te alcanza para terminar por completo las tareas que corresponden.
- Dejas para el día siguiente las tareas pendientes, pero en la nueva jornada tampoco terminas, porque la acumulación es significativa.
- Decides alargar tu jornada laboral, pero esto te agota y cometes errores o avanzas a un ritmo muy lento.
- Al día siguiente, estás más cansado que de costumbre. El estrés laboral se reproduce, junto a la sensación de que la situación no está bajo control.
- Te enfocas en lo urgente, tratas de trabajar lo más rápido posible, lo que te hace cometer más errores.
- Sigues alargando tu jornada laboral, y aun así tienes la sensación de que sigues sin llegar a donde se te espera.
- Llegas a un punto en el que tienes muchos frentes abiertos y haces todo a medias, solo por tratar de cumplir.
- A pesar de que te estás esforzando mucho, no recibes reconocimiento por esas tareas hechas con premura. Tu estado emocional es un desastre. Estás atrapado en el bucle de improductividad.
Salir del bucle de improductividad
En la sección anterior describimos el esquema clásico del bucle de improductividad. Sin embargo, el curso de los acontecimientos no siempre es este. Cuando trabajas más horas de lo normal, y este sobreesfuerzo no es suficiente para cubrir las demandas diarias, es necesario iniciar una reflexión.
¿Cómo hacerlo? Los siguientes son los pasos que debes realizar.
Paso 1. Ubícate
Tómate una hora para hacer la lista de las tareas pendientes. Inclúyelas todas. Después, elabora otras dos listas. En una, organiza esas tareas según su importancia: primero, lo más crucial. En la otra, organízalas según su urgencia: primero, lo más urgente.
Después, cruza esas listas y sepáralas en cuatro grupos, siguiendo los principios de la matriz Eisenhower:
- Lo importante y urgente.
- Lo no importante y urgente.
- Lo importante no urgente.
- Lo no urgente y no importante.
Paso 2. Planifica
Comprométete contigo mismo a trabajar solo una hora adicional en tu jornada, y solo de manera extraordinaria. En un mes, máximo dos, debes estar en posición de estar cumpliendo con tu horario, sin necesidad de añadidos.
Divide el día en cuatro bloques. Dedica el 40 % a tus tareas urgentes e importantes. Un 30 % a lo no importante y urgente. El 20 % a lo importante no urgente y un 10 % a lo no urgente y no importante. Organiza todo por bloques, estima el tiempo que te llevará cada labor y plantéate metas diarias que puedas cumplir.
Paso 3. Evalúa y actualiza
Es muy importante que a medida que vayas avanzando y evacuando tareas, actualices tu esquema diario. Si ya saliste de buena parte de lo importante y urgente, dedícale más tiempo a lo importante no urgente. Lo más adecuado es hacer una planificación semanal, evaluar al final de la semana y ajustar.
Prevenir los bucles de improductividad
Es probable que siguiendo los pasos señalados logres salir del bucle de improductividad. Sin embargo, si te confías y de nuevo comienzas a procrastinar, puedes estar en la misma situación en poco tiempo.
Lo mejor es que aproveches esta coyuntura para establecer un sistema de trabajo sólido. Sigue valiéndote del esquema de bloques de tiempo, ya que es muy útil. Lo más importante es que protejas tu descanso, ya que de él depende en gran medida tu productividad.
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