¿Sabes gestionar el tiempo en el trabajo?

Pasar más tiempo en el lugar de trabajo no significa trabajar ni más ni mejor. Alargar las jornadas laborales es fuente de estrés y ansiedad. El entorno laboral se vuelve inestable y la organización del trabajo no se piensa ni se define correctamente.

Revisado y aprobado por la psicóloga Gema Sánchez Cuevas.

Escrito por Sonia Budner

Última actualización: 21 septiembre, 2019

Gestionar el tiempo en el trabajo no solo repercute en la productividad, sino que lo hace de manera muy significativa en el bienestar físico y mental. En definitiva, es un factor que influye decisivamente en nuestro estado de salud.

Cuando el tiempo no cunde en el trabajo, la consecuencia directa es que empleamos más horas en él. La acumulación de asuntos pendientes, el tiempo que le robamos a la planificación y a la correcta toma de decisiones termina pasando factura a nuestra salud.

Existen algunas técnicas y estrategias sencillas de aplicar y que pueden ayudarnos. Ahora bien, como en todo proceso, se requiere práctica y esfuerzo, sobre todo en un principio. La buena noticia es que si lo hacemos, será otra de esas rutinas que terminaremos llevando a cabo con el tiempo y sin darnos cuenta.

Preguntarse que se intenta conseguir

Es importante preguntarse por los objetivos últimos del trabajo. En definitiva, se trabaja por dinero, pero hay algunos factores que deben considerarse dentro de la propia dinámica laboral que nos dan pistas de la forma en que pretendemos obtener nuestros ingresos inmediatos y futuros.

Hay trabajos en los que el único factor importante es el dinero, la productividad o la cantidad de lo que se hace. Y hay situaciones en las que, además, se pretenden otros objetivos, como el rendimiento; es decir, además de la cantidad, la calidad.

Estos factores, productividad, rendimiento y percepción son la base del arte de saber gestionar el tiempo en el trabajo. A partir de ahí desarrollaremos un sistema que nos permita trabajar con menos estrés, más control sobre lo que hacemos, mayor motivación y como consecuencia una sensación de mayor satisfacción y energía.

Organizar las metas

Otra estrategia importante es hacer una evaluación de las metas y objetivos a conseguir a medio y a largo plazo. La organización del trabajo diario debe ser una consecuencia del estudio de las metas. Y para ello, conviene fijarla en el tiempo, porque a partir de ellas planificaremos las acciones y las actividades que requiere el poder alcanzarlas a tiempo.

No está de más organizar los objetivos en base a un mes -al menos-, para organizar después las metas de la semana y con ello el trabajo diario. Ahora bien, no podemos olvidar que las metas pueden cambiar a menudo, por lo que conviene revisarlas.

Dentro de una planificación a medio plazo, por ejemplo, mensual, conviene contemplar un tiempo para imprevistos o acciones urgentes que puedan aparecer y planificar única y exclusivamente actividades laborales durante las horas dedicadas a trabajar.

Programación de actividades diarias

Para organizar el trabajo diario es muy efectivo hacer una lista de las cosas que se deben hacer o lo que nos gustaría dejar hecho. Ambas se pueden dividir en tres grupos y clasificarlas por orden de prioridad.

• Grupo A. Cosas que hacer de manera inmediata y sin demora.
• Grupo B. Son importantes, pero pueden esperar otro día.
• Grupo C. Importantes, pero pueden demorarse algo más.

Después, se marcará en la agenda las cosas que deben hacerse con un horario concreto, como una reunión planificada, recoger a los niños del colegio o ir a clase. Una vez hecho esto, se añaden en las primeras horas que queden libres las actividades que forman el grupo A.

A continuación, las del grupo B, y en los espacios libres restantes las del grupo C. Si no se dispone de suficiente tiempo en el día para todas, se dejan sin añadir las del grupo B y C, que se colocan en el siguiente día, cambiando el grado de prioridad si hiciese falta.

Si el nivel de prioridad es igual en todas las actividades se organizarán por grado de dificultad. De esta forma, se dará prioridad a las más complejas, que se realizarán en las primeras horas del día y se dejan las tareas más agradables o fáciles para el final de la jornada, momento en el que ya no tenemos las mismas fuerzas.

Algunos consejos más para gestionar el tiempo en el trabajo

Es importante que organicemos las actividades diarias contando con dejar algún tiempo libre entre actividades. No conviene programar la jornada más allá de un horario normal. Se necesita tiempo en el día para hacer otras cosas que no son trabajo, como ir al banco o hacer la compra y, además, estas se deben compaginar con actividades personales que ayuden a desconectar del trabajo.

También es fundamental aprender a decir no asertivamente cuando se nos pide una tarea inesperada. Ahora bien, ¡cuidado con el peligroso perfeccionismo! A veces, no se consigue terminar algo porque pensamos que no está perfecto y, en la mayoría de las ocasiones, es simplemente la inseguridad nos obliga a dilatar una tarea en el tiempo.