¿Por qué lo terminamos haciendo todo a última hora? La Ley de Parkinson
Cyril Northcote Parkinson fue un historiador inglés que trabajó durante muchos años en el Servicio Civil Británico. La experiencia que acopió a lo largo de su labor le permitió publicar en 1957 un libro que llevaba por título “La ley de Parkinson y otros estudios de administración”. En este tratado formuló su famosa ley que, en realidad, no es una sola sino varias.
Parkinson observó con cuidado la forma en la que se desarrollaba el trabajo en las dependencias del Estado. Con base en su experiencia cotidiana, logró encontrar patrones que le permitieron postular sus principios básicos. La Ley de Parkinson puede resumirse en tres postulados fundamentales:
- “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”
- “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”
- “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”
“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que está hecha la vida”
-Benjamin Franklin-
Desde su formulación, los conocedores del tema han verificado una y otra vez la validez de la Ley de Parkinson. Asimismo, ha servido como guía para plantear nuevos métodos de trabajo y de manejo del tiempo, en aras de la eficiencia.
La Ley de Parkinson y el manejo del tiempo
La principal aplicación de la Ley de Parkinson se ha dado en la administración del tiempo. Su primer postulado indica: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”. Esto quiere decir que si tienes una hora para realizar una tarea, vas a emplear una hora en hacerla. Pero si dispones de un mes, tardarás un mes.
La verdad es que todos los días somos testigos de la vigencia de esta ley. Por ejemplo, cuando los estudiantes disponen de dos o tres meses para entregar un trabajo y terminan haciéndolo 24 horas antes de la fecha de entrega. O cuando se debe terminar una tarea laboral en la tarde y divagas hasta un par de horas antes del término fijado y durante ese lapso haces todo lo que no habías hecho.
Este principio está relacionado con otro postulado que Parkinson denominó la “Ley de dilación”. Ella establece que cuando dispones de tiempo, siempre tenderás a posponer todo aquello que debes hacer. Pero, ¿por qué ocurre esto? Simplemente porque el tiempo es un concepto altamente subjetivo. Depende más de nuestra percepción interna que del verdadero transcurrir de las horas.
Parkinson también notó que cuanto más tiempo dedicamos a hacer una tarea, más compleja se vuelve y más difícil es acabarla. Si se tiene la percepción de que hay mucho tiempo por delante, nos fijamos más en los detalles y tendemos a irnos por las ramas, intentando cubrir hasta los aspectos mínimos de la labor. En cambio, si disponemos de poco tiempo, “vamos al grano”, sin darle tantas vueltas al asunto.
Un mal burocrático que todos copiamos
Parkinson también notó que los asuntos menos importantes son los que terminan ocupando la mayor parte del tiempo. De ahí su tercer gran postulado “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.
Al parecer, los asuntos relevantes demandan una actitud seria y exigen enfoques precisos. Por eso se deben despachar con más eficiencia. Al contrario, los asuntos triviales hacen que todo el mundo quiera participar y diga cualquier cosa que se le ocurra. Por lo tanto, se les dedica más tiempo.
Aunque la Ley de Parkinson fue postulada después de observar la burocracia, la verdad es que se aplica a prácticamente todas las personas. Y no solo implica aspectos relacionados con el manejo del tiempo, sino que también se extiende a otros ámbitos de la vida, como los gastos o la organización de los espacios físicos.
Parkinson indica que “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”. Esto quiere decir que no importa cuánto ganes, siempre encontrarás la manera de “estar a ras” e incluso con deudas. Una persona puede vivir con unos ingresos determinados sin ningún problema. Si sus ingresos aumentan, esto no se traduce en que va a contar con un excedente de ahora en adelante, sino que organizará sus finanzas de modo que no sobre nada.
El resultado de todos esos patrones de conducta es una gran ineficiencia. El tiempo y el dinero nunca nos alcanzan. Sin embargo, si lo miramos en detalle, esto se debe a la manera equivocada como los administramos. De hecho, este artículo que estás leyendo fue escrito siguiendo la recomendación de Parkinson: dividir el trabajo en sub-tareas y poner un tiempo límite para completarlas. El resultado: terminé en la mitad del tiempo usual. ¿Qué te parece? ¿Te animas a intentarlo?
