Los 4 cuadrantes de Stephen Covey para gestionar el tiempo
Gestionar bien el tiempo no es hacer una lista de actividades y luego ir tachándolas a medida que se completan. Es saber planificar, priorizar, aprovechar y por supuesto, también descartar. Existe un método que ayuda a que el tiempo verdaderamente alcance para todo y que, además, enseña a identificar a qué debemos dedicarle tiempo y a qué no: los 4 cuadrantes de Stephen Covey para gestionar el tiempo.
El propio Covey señala que la gestión del tiempo no se limita simplemente a organizar tareas. Asegura que es una verdadera filosofía de vida. Y lo es porque nuestro bienestar también depende de cómo manejamos el tiempo. De hecho, la gestión del tiempo tiene un efecto positivo en la mejora de la ansiedad, la depresión, la calidad del sueño
«Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante».
-Brian Tracy-
Los 4 cuadrantes de Stephen Covey
Los cuadrantes de Stephen Covey sencillamente son una matriz, un modelo compuesto por cuatro secciones. Cada una de ellas representa una determinada categoría de prioridad en las tareas. Al mismo tiempo, cada cuadrante incluye un conjunto de actividades que deben gestionarse de manera diferente. Veamos esto con mayor detalle.
El primero de los cuadrantes de Stephen Covey
Imaginemos una cruz. Al dibujarla aparecen cuatro espacios vacíos. Cada uno de ellos es un cuadrante de Stephen Covey. Arriba, a la izquierda se ubica el primero y corresponde a todo aquello que cumple con dos características: urgente e importante.
En este espacio se ubican todas aquellas tareas que no pueden, ni deben, ser pospuestas, bajo ninguna circunstancia. Es lo realmente prioritario, aquello que tiene mayor relevancia que lo demás. Exige que sea atendido ahora mismo y que se deje de lado cualquier otra actividad , hasta que esto no se resuelva.
En este cuadrante se ubican situaciones como, por ejemplo, un fallo en la electricidad de la casa. De esto dependen muchas cosas, así que no se puede posponer. También caben allí situaciones como una enfermedad , un accidente doméstico, etc.
El segundo cuadrante: lo que no es urgente, pero sí importante
El segundo de los cuadrantes de Stephen Covey corresponde a aquello que no debe ser atendido inmediatamente, pero sí tiene gran importancia. En otras palabras, lo importante no urgente. Se trata de actividades que no son decisivas a corto plazo, pero sí a mediano y largo plazo.
En este cuadrante están todas aquellas tareas que no son de vida o muerte, pero sí resultan determinantes para la calidad de vida o el bienestar. La primera de ellas es la salud. De la salud depende todo y es importante cuidarla. Los efectos de no hacerlo solo se ven a largo plazo y pueden ser devastadores.
En este espacio también están tareas como la preparación de los exámenes finales de una clase, o mantener en buen nivel la relación de pareja. Se incluyen aspectos como la capacitación o actualización de conocimientos, etc.
El tercer cuadrante de Stephen Covey: lo urgente no importante
Este es uno de los cuadrantes de Stephen Covey más engañosos. A veces no es fácil determinar cuáles son las actividades y/o tareas que lo componen. Esto se debe a que el carácter de urgencia captura la atención. Sin embargo, aunque lo haga, no es algo relevante en el fondo.
Aquí se ubican aquellas cosas que no son importantes pero sí urgentes: las llamadas imprevistas en el trabajo o las tareas superfluas que tu jefe decide encomendarte en lugar de realizarlas él mismo. Muchas de estas asignaciones son urgentes, porque te las piden con inmediatez, pero no son importantes.
Algunas personas pasan mucho tiempo en este cuadrante creyendo que están en el primero. En consecuencia, pasan la mayor parte del tiempo respondiendo a las situaciones urgentes como si fueran importantes.
El cuarto cuadrante: lo que no es urgente, ni importante
El cuarto de los cuadrantes de Stephen Covey es aquel para ubicar todo lo inútil. Ni reviste carácter de urgencia, ni tampoco tiene mayor relevancia. Aun así, se trata de actividades que absorben parte de nuestro tiempo.
En este cuadrante se ubican acciones completamente irrelevantes como mirar el correo electrónico cada cinco minutos. O seguir una conversación por redes sociales en la que ni siquiera hay nada interesante que decir. También ver televisión, conversar y cosas por el estilo. Sin duda alguna, es el cuadrante de la pérdida de tiempo, a donde huimos del agobio que nos produce el cuadrante I y III.
La buena gestión del tiempo
La mayoría de quienes dibujan la matriz de los cuadrantes de Stephen Covey, e intentan aplicarla, descubren que los primeros cuadrantes que se llena son el 1 y el 3. Esto es, los cuadrantes de lo urgente importante y lo urgente no importante.
Covey dice que esto ocurre porque las personas tienden a pensar que todo es urgente. Esa sensación de urgencia es precisamente la que se encuentra en la base del estrés. Así, aprender a manejar esos dos espacios es lo que puede ayudarnos a mejorar el manejo de nuestro tiempo.
Descubre: ¿Por qué nunca tengo tiempo?
El autor de este modelo recomienda concentrarse sobre todo en el cuadrante 2. Dice que allí es donde está el bienestar y la felicidad. Si logramos identificar con claridad lo que va allí y nos enfocamos en ello, el modelo de cuadrantes de Stephen Covey habrá cumplido su cometido.
Beneficios de usar la matriz de gestión del tiempo de Covey
El uso de la Matriz de gestión del tiempo de Covey puede tener muchos beneficios, entre ellos:
Mayor productividad: el orden de este método puede ayudarte a decidir qué poner primero en tu vida y cómo abordar estas tareas de manera eficiente.
Hábitos claros: el uso de esta matriz puede ayudarte a reconocer en qué cuadrantes pasas la mayor parte de tu tiempo y evaluar tu propio comportamiento. Con esta información podrás desarrollar nuevos hábitos.
Equilibrio entre el trabajo y la vida: con hábitos más productivos en el trabajo, también podrás encontrar tiempo para las cosas que más te importan fuera de él.
Habilidades de planificación: priorizar las tareas de manera adecuada también puede ayudarte a determinar objetivos claros a corto plazo que se pueden completar dentro de ciertos plazos.
En conclusión, el tiempo es lo más valioso y preciado que tenemos en nuestra vida. Por tanto, debemos saber cómo gestionarlo, de forma que sepamos vivir con calidad, aprovechando cada momento y pudiendo llevar a cabo nuestras tareas y sueños.
Todas las fuentes citadas fueron revisadas a profundidad por nuestro equipo, para asegurar su calidad, confiabilidad, vigencia y validez. La bibliografía de este artículo fue considerada confiable y de precisión académica o científica.
- Aeon, B., Faber, A., & Panaccio, A. (2021). Does time management work? A meta-analysis. PloS one, 16(1), e0245066.
- Covey, S. R. (2015). Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva: Edición de Imágenes. Mango Media Inc..
- Covey, S. R. (2015). Primero Lo Primero: Edición de Imágenes. Mango Media Inc..
- Covey, S. M., & Merrill, R. R. (2011). El factor confianza: el valor que lo cambia todo. Paidós.
- Ping, W. A. N. G., & Xiaochun, W. A. N. G. (2018). Effect of time management training on anxiety, depression, and sleep quality. Iranian journal of public health, 47(12), 1822.
