¿Cómo actuar si un empleado siempre llega tarde?

La impuntualidad persistente de los empleados en una organización afecta la productividad y eficiencia. Evita estas dinámicas contraproducentes actuando con liderazgo y siguiendo otras claves que te proponemos.

Escrito y verificado por la psicóloga Valeria Sabater.

Última actualización: 19 octubre, 2023

El hecho de que un trabajador se retrase algún día puntual está dentro de la normalidad. Hay múltiples factores que justifican esa tardanza. Sin embargo, ¿cómo actuar si un empleado siempre llega tarde? En estos casos, la gerencia o dirección de la empresa suele verse en una incómoda encrucijada: ¿se le sanciona? ¿Se le amenaza con el despido? ¿O se busca en conjunto algún tipo de solución?

Para evitar las dinámicas basadas en la impuntualidad, lo más adecuado es crear una cultura de empresa, en la cual se cuide la ética del trabajo en equipo. Dentro de esta esfera se integra una política clara al respecto de la hora de entrada al trabajo. La comunicación, los refuerzos e incluso aplicar un sistema de fichaje, pueden ser elementos clave. A continuación, te ofrecemos más consejos.

Claves para actuar si un empleado siempre llega tarde

La impuntualidad cuesta cada año a las empresas una elevada cantidad de dinero. Asimismo, quien reincide en esta conducta genera un mal clima laboral e incluso conflictos entre los compañeros, por no hablar de su pérdida de credibilidad como empleado. Si nos preguntamos por las causas, cabe señalar que, en la mayoría de los casos, se deben a factores de personalidad.

En un artículo publicado por Journal of Research in Personality se destaca que el modelo de los cinco grandes de la personalidad es una buena referencia para comprender estas dinámicas. Ahora bien, como gerentes o directivos de una empresa, es decisivo implementar estrategias para que los retrasos no se conviertan en un hábito. Veamos cuáles son esos mecanismos de actuación.

1. Abordar la situación lo antes posible

Los problemas en todo escenario organizacional deben abordarse en cuanto aparecen. Si un empleado siempre llega tarde, es prioritario actuar tras detectar un patrón constante de retrasos. Enumeremos algunas sugerencias:

• Contar un sistema de fichaje o de registro de entrada y de salida.
• Evaluar el número total de retrasos que sucedieron durante un mes.
• Estipular a partir de qué momento se considera un retraso: si tras cinco o diez minutos, por ejemplo.
• Una vez evaluados estos factores y si son significativos, reunirse con el trabajador para hablar con él.

2. Establecer en conjunto estrategias de cambio

Todo buen líder debe disponer de unas excelentes habilidades de comunicación. Un estudio divulgado por Global Business Review refiere que esta competencia es fundamental para influir en la organización y tener un impacto en ella. Por tanto, el segundo paso a llevar a cabo con un empleado impuntual parte de lo siguiente:

• Agendar una reunión en privado con esa persona.
• Exponer con claridad la situación, enseñándole el registro de retrasos.
• Entregar por escrito una primera notificación, avisando de la situación.
• Recordar al empleado la política de la empresa respecto a la impuntualidad.
• Preguntar la razón de esa dinámica y escuchar con atención los argumentos.
• Procurar comprender sus razones, siempre siendo empáticos y respetuosos.
• Motivar y enfatizar la necesidad de saber trabajar en equipo y de cumplir las normas.
• Acordar, en conjunto, un cambio por escrito con los objetivos que deben cumplirse. El trabajador debe firmarlo y llevarse una copia. Es un modo de apelar al compromiso. El encuentro debe quedar documentado.

3. Aclarar que las reincidencias tienen consecuencias

Puede darse el caso de que nos encontremos ante una persona que persiste en su impuntualidad. A pesar de las reuniones celebradas, las notificaciones, los documentos firmados y del intento por motivar, esa conducta, lejos de cambiar, se cronifica. ¿Cómo actuar? ¿Qué resolución es mejor llevar a cabo?

Como gerentes o directivos valoraremos, junto al equipo de recursos humanos, qué acciones tomar. Se le puede ofrecer una última oportunidad; en caso de que a lo largo de un mes reincida, se propondrá su despido. Tengamos presente que toda organización exitosa y eficaz necesita de trabajadores comprometidos, y la puntualidad es un pilar incuestionable.

La impuntualidad reincidente en el empleado debe abordarse lo antes posible. Para ello, se establecerá una reunión con el objetivo de comprender qué motiva esa dinámica y acordar estrategias de cambio.

4. Valorar qué aspectos organizativos pueden mediar en los retrasos de los empleados

Para saber cómo actuar si un empleado siempre llega tarde, también es adecuado realizar un acto de introspección y de revisión. Cualquier gerente o empresario debe reflexionar si su política de empresa es la adecuada. Asimismo, se debe determinar la posible existencia de variables que estén condicionando los retrasos de los empleados.

Nunca está de más llevar a cabo una pequeña auditoria de la propia cultura organizacional para detectar si es saludable o no. Una investigación publicada por Frontiers in Psychology  recuerda que esta dimensión resulta clave en el malestar de un empleado. Pensemos que hay factores que tal vez estemos pasando por alto, dentro de los cuales podríamos contemplar los que pasamos a listar:

• Situaciones de acoso
• Elevada competitividad
• Condiciones laborales deficientes
• Clima laboral dominado por el estrés y la ansiedad

¿Qué no es apropiado hacer con un empleado que siempre se retrasa?

Es evidente que la impuntualidad es un elemento turbador que rompe el equilibrio de todo escenario laboral. También somos conscientes de que tal dinámica impacta en el personal, en el clima y en la productividad. Ahora bien, es importante actuar con serenidad, asertividad e inteligencia, sin caer en dimensiones como las siguientes:

• Amonestar al empleado en público, estas reuniones son en privado.
• No deben vulnerarse los derechos del empleado en ningún momento.
• No se compartirá de manera pública información relativa al empleado.
• Todo líder debe optar siempre por la motivación, la inspiración y la comprensión, antes que por la amenaza.

Cómo crear una cultura organizacional basada en la puntualidad

Si tenemos un empleado que siempre llega tarde, es conveniente fortalecer la cultura organizacional y, en concreto, la esfera de la puntualidad. Además, habría que tener en cuenta aspectos vinculados a la salud y el bienestar. De este modo, contaremos con trabajadores más motivados y comprometidos.

Recordemos que, tal y como se plantea en una publicación de BMC Health Services Research, la cultura organizativa hace referencia al conjunto de valores y creencias que definen a una empresa y que deben guiar el trabajo de toda persona en dicho escenario. Asimismo, en ese constructo, la figura del líder es decisiva.

De esta forma, como gerentes o empresarios, debemos implementar unas óptimas bases en materia de puntualidad. Profundicemos en las variables más básicas:

• Activar los sistemas de fichaje para un mejor control.
• Implementar incentivos económicos a la puntualidad.
• Explicar un procedimiento para aquellos casos de impuntualidad no justificada.
• Incluir la puntualidad como elemento relevante al momento de evaluar el desempeño del empleado.
• Considerar, en la medida de lo posible, un horario flexible: si se llega 15 minutos tarde, se puede salir 15 minutos después y recuperar ese tiempo.
• Redactar una política clara de entrada y salida del trabajo. Informar en una reunión a todos los empleados de dicha política, así como a los candidatos en las entrevistas de trabajo. También hay que facilitar la documentación por escrito mediante correo electrónico.

Los líderes deben atender la cultura organizacional para que esta sea lo más saludable, estructurada y motivadora para el trabajador. En ella debe estar regulada una buena política de puntualidad.

Si un empleado siempre llega tarde, debes actuar desde el buen liderazgo

Implementar un plan que favorezca la puntualidad es contar con una estrategia de win-win. Es decir, todos salimos ganando. Para ello, se deben plantear mecanismos, transmitirlos e incorporarlos de buena manera. Asimismo, a la hora de actuar, si un empleado llega tarde, no olvidemos que el buen liderazgo es un elemento que todo lo vertebra e impulsa.

Comprendamos estas conductas, acordemos estrategias de cambio, seamos un buen ejemplo y cuidemos de que nuestros escenarios laborales sean cómodos. Con intuición, cercanía, empatía y asertividad, tomaremos las mejores decisiones en estas situaciones tan comunes, pero que pueden abarcar un grado alto de complejidad.