¡Aprende a planificar el tiempo!
¿Quién no ha tenido la sensación de que no le dan las horas del día para hacer todo lo que debería/gustaría? Te dices a ti mismo que te da tiempo a hacer un gran número de tareas, pero luego la realidad es distinta… y se impone, claro. Empiezas con una de ellas y te lleva más rato del que pensabas.
Entonces, empiezas a agobiarte. La ansiedad sube a medida que van pasando las horas y no avanzas. Lo peor es que no es un hecho aislado, sino que te pasa casi siempre… ¿Qué podemos hacer en esta situación? Un truco que nos puede ayudar es planificar el tiempo de forma que lo aprovechemos al máximo posible… ¡Aprende a hacerlo!
“El tiempo es la cosa más valiosa que una persona puede gastar”
-Theophrastus-
¿Cómo podemos planificar el tiempo?
La realidad es que el tiempo es percibido cada vez más como un recurso escaso que se nos escapa sin darnos cuenta. Esto puede deberse a que, en numerosas ocasiones, seleccionamos de forma errónea las tareas a realizar o las colocamos mal en la agenda (Ej: programando las que más energía requieren al final del día). Así, sentimos que las tareas nos desbordan y trabajamos de forma impulsiva, percibiendo una presión constante y con tendencia a engordar.
Para solucionar esto podemos aprender a planificar el tiempo. ¿Cómo? Vayamos por pasos. Lo primero sería anotar todo lo que tengamos que hacer, de forma que nos aseguremos que no nos olvidamos de nada. Además, es importante dedicar un tiempo establecido todos los días a planificarnos. Cuando estemos asignando el tiempo para cada actividad, también tendremos que fijarlo para imprevistos.
“El tiempo es la divisa de tu vida. Es la única divisa que tienes, y solo tú puedes determinar cómo será gastada. Sé cuidadoso y no permitas que otras personas la gasten por ti”.
-Carl Sandburg-
Así, evitaremos un pico de ansiedad cuando surjan estos conflictos. Pero no solo eso. Además, hay que destinar tiempo para el descanso, ya que si tratamos hacer todo seguido, tardaremos más al forzar nuestro cuerpo. Una vez que tenemos esto en cuenta, deberemos definir los objetivos a corto, medio y largo plazo, así como sub-objetivos. Estos serán pequeños pasos intermedios que podemos ir cumpliendo de uno en uno hasta llegar a la meta final.
Para establecer la importancia y la urgencia, podemos clasificar cada uno por colores en un horario que sea visible y de fácil acceso, bien sea en una agenda, un calendario o en el ordenador. Podemos organizarnos semana a semana, agrupando las tareas por temas de forma que no saltemos de una cosa a otra. En este sentido, es especialmente relevante que terminemos primero las tareas prioritarias.
De esta forma no se van a acumular aquellos deberes urgentes y conseguiremos dejar para después aquellos menos importantes. Además, hay que tener presente que es imposible abarcar todo de forma excelente. Por lo tanto, es mejor dejar el perfeccionismo a un lado, así como delegar en los demás lo que puedan hacer otros.
Priorizar, un aspecto clave para planificar el tiempo
A la hora de planificar el tiempo, estamos hablando de hacer primero lo prioritario y lo urgente y dejar para después lo que no lo es. Pero… ¿cómo definimos esto? Podemos hacer un cuadrado en una hoja, para posteriormente dividirlo en cuatro cuadrados más pequeños. En el primero apuntaremos aquello que sea importante y urgente. Es decir, tareas que requieran atención inmediata, como crisis, presiones o proyectos con fecha de vencimiento.
“Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo. Incluso aquel que nada tiene, lo posee”
-Baltasar Gracián-
En el segundo, vamos a anotar lo que sea importante pero no urgente. Aquí incluiremos actividades relevantes para conseguir nuestros objetivos. O sea, que necesitamos destinar tiempo para ir haciéndolas. Un ejemplo de ello serían nuestras relaciones personales, las nuevas oportunidades, la planificación del futuro, las actividades preventivas, las de crecimiento personal y, cómo no, el ocio y la diversión (sí, ¡son importantes!).
A continuación, rellenaremos el cuadrante número tres. En él reflejaremos aquellas tareas que son urgentes, pero no importantes. Es decir, que pueden delegarse a alguien. Ejemplos de este tipo de actividades serían las interrupciones, los e-mails o llamadas, las actividades populares o incluso las presiones que nos vienen desde nuestra propia familia.
Por último, encontramos el cuadrado donde anotar aquellas cosas que no son ni urgentes ni importantes; es decir, que a pesar de que son un desperdicio de tiempo, pero las hacemos a menudo. De primeras puede parecer una ardua tarea poner todo esto en práctica, pero si lo hacemos, nos vamos a ver beneficiados por ello a medio y largo plazo… ¡Organiza tu tiempo!