Cómo automatizar las tareas repetitivas para tener más tiempo libre
Cuando se habla de automatizar las tareas repetitivas a la mayoría de la gente le viene a la cabeza algo relacionado con la tecnología. Sin embargo, si la automatización se hace de la forma adecuada, involucra más el orden mental que el software o algún dispositivo, aunque estos ayudan.
Lo cierto es que estamos en un mundo en el que cada día hay que realizar gran cantidad de tareas, desde las más simples hasta las más complejas. Muchas de ellas son similares, pero, por alguna razón, no nos hemos ocupado de automatizar las tareas repetitivas. El resultado es que gastamos un tiempo valioso que podríamos ahorrar.
Incluso en las labores más creativas hay tareas repetitivas. En realidad, la mayoría de nosotros tiene una rutina más estructurada de lo que parece a primera vista. Podría parecer que no es así, porque es obvio que también hay variaciones diarias en esas tareas. Pese a todo, el esquema esencial es el mismo y es por eso que es posible automatizar. ¿Cómo hacerlo? Veamos.
“La automatización mejora la vida del ser humano”.
-Manish Sharma-
Identificar: el paso esencial para automatizar las tareas repetitivas
El primer paso para automatizar las tareas repetitivas es obvio: identificarlas. Para ello, es necesario que te observes, al menos un par de semanas. Ahora bien, hay actividades evidentes que repites día a día y que no será difícil ubicar: levantarte, bañarte, tomar tu desayuno, salir a tu trabajo, comer, cenar, etc.
Sin embargo, también hay otras actividades que en principio no parecen ser repetitivas, pero que sí forman parte de tu rutina diaria , semanal o mensual. Por ejemplo, escribir un informe, revisar la labor de otras personas, contestar a un requerimiento, etc. Es posible que no las cuentes dentro de las tareas repetitivas porque nunca son exactamente iguales, pero en el fondo sí son muy similares y por eso se pueden automatizar en alguna medida.
El primer objetivo es tomar conciencia de esas tareas globales que haces una y otra vez, aunque haya variaciones en su contenido o su forma. ¿Cómo hacerlo? Toma en cuenta estos consejos:
- Nombra cada tarea que llevas a cabo en tu trabajo. Por ejemplo, “escritura de informe”, “evaluación de colaboradores”, “elaboración de gráficos”, etc.
- Toma nota de las actividades diarias que realizas y a la misma tarea colócale siempre el mismo nombre. O sea, no digas hoy “revisión de planillas” y mañana “evaluación de planillas”, sino que conserva siempre el mismo rótulo.
- Pasadas dos semanas, examina tus notas e identifica cuáles son las tareas que se repiten. Después, pasa al siguiente punto.
Automatizar procedimientos
Automatizar las tareas repetitivas equivale, en realidad, a automatizar los procedimientos para llevar a cabo tales tareas. Lo indicado es que precises cada uno de los pasos que llevas a cabo para completar una actividad. Después de hacerlo, responde a las siguientes preguntas:
- ¿Hay algún paso que pueda suprimirse o fusionarse con otro?
- ¿Qué pasos pueden mecanizarse y cuáles no?
- ¿Existe la posibilidad de crear una plantilla para llevar a cabo uno o varios de esos pasos?
- ¿Hay algún programa o aplicación que facilite la realización de uno o varios de esos pasos?
- ¿Es posible unir uno o varios de los pasos de un procedimiento con los de otro?
Una vez respondas a estos interrogantes, estás listo para automatizar las tareas repetitivas de tu trabajo. Por supuesto, no es fácil llegar a este punto porque hay que hacer una detallada labor de observación y análisis. Sin embargo, en verdad vale la pena porque a veces se llega a liberar hasta un 30 o 40 % del tiempo.
Automatizar las tareas repetitivas es cuestión de análisis
De una u otra manera, todos llevamos a cabo la labor de automatizar las tareas repetitivas. El cerebro es bueno en eso y lo hace, aunque no nos percatemos. La dificultad estriba en que si esto no se trae a la conciencia y se racionaliza, es posible que la automatización de procedimientos no sea óptima.
Por lo tanto, la automatización consciente de los procesos es un medio para optimizar procesos que tu cerebro ya había hecho. Una vez que encuentres los procedimientos más ágiles y eficaces, vas a adaptarte sin problema a ellos porque al cerebro le encanta seguir patrones: así trabaja menos.
Si lo haces de la forma adecuada, vas a tener más orden en tus labores y también más tiempo disponible para dedicarlo a todo lo que no se deja automatizar, como los afectos, la creación, la diversión y el descanso.
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