El método GTD para gestionar el tiempo
El método GTD es una herramienta interesante para gestionar el tiempo, de modo que se alcance una mayor productividad. A diferencia de otros métodos, este no se centra en la definición de prioridades, sino en la organización y evacuación inteligente de las tareas pendientes.
El método GTD fue creado por el consultor David Allen, quien escribió un libro al respecto el cual lleva por título en castellano: “Organízate con eficacia”. La sigla GTD hace referencia a las palabras Getting Things Done, que, literalmente, significan “Resolviendo las cosas”.
“La mente consciente al igual que la pantalla del ordenador, sirve solo para enfocar las cosas, no para almacenarlas”.
-David Allen-
Después de analizar varios entornos laborales, Allen concluyó que muchas personas experimentan bloqueos para completar sus tareas y que estos se deben, principalmente, a una planificación deficiente.
Una estrategia de planificación no puede ser una simple lista de pendientes, sino que requiere emplear un criterio más detallado, el cual está definido en el método GTD.
Las bases del método GTD
El método GTD se basa en algo que todos sabemos por sentido común : es mejor pensar antes de actuar. Por más que esto se haya repetido millones de veces, no es raro que frecuentemente se haga lo contrario.
Hay tareas sobre las que no se suele reflexionar, por ejemplo, escribir informes. Aparentemente, no hay nada que pensar sobre esto, sino simplemente hacerlo.
Allen indica que esto no es así. Cada tarea que se deba realizar exige una reflexión sobre dos puntos: qué esperamos conseguir con ella y qué pasos tenemos llevar a cabo para completarla. En muchas ocasiones, una tarea se dificulta o no se realiza con eficacia precisamente porque no se pensó antes en esos dos aspectos.
David Allen también señala que la memoria, o el “sistema de recordatorios internos”, es bastante falible. Para mejorar esta situación, lo adecuado es “vaciar” esa memoria frecuentemente, de modo que se puedan tener presentes las acciones relevantes a realizar en cada momento.
Los principios del método
El método GTD se basa en un conjunto de principios, expresados en palabras claves. Tales palabras son: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer. Cada una de ellas comprende una serie de procesos, necesarios para culminar una tarea de forma eficiente.
Veamos cada uno de los principios:
- Recopilar. Significa elaborar una “memoria externa”. Consiste en anotar todas las tareas que se deban realizar, importantes o no. Esto hace que queden fuera de la mente y “dejen espacio” en la misma.
- Procesar. Significa decidir qué hacer con cada una de las tareas que tenemos entre manos. Esto puede ser: desecharla, delegarla, ponerla en marcha o archivarla.
- Organizar. Tiene que ver con definir el momento en que se van a realizar las tareas. De este modo, cada tarea debe terminar categorizada en una de las siguientes clasificaciones: acción próxima, proyecto, en espera y “Algún día”.
- Revisar. La “memoria externa” debe ser revisada frecuentemente para evaluar el estado de esas tareas pendientes o sin concluir y reclasificarlas, si es necesario.
- Hacer. Consiste en ejecutar, según los planes.
Respecto a estos principios, Allen señala que toda tarea que pueda ser ejecutada en menos de dos minutos, debe ser realizada inmediatamente. Así mismo, no se debe procesar más de un elemento a la vez y es necesario tener un sistema de recordatorio que sea sencillo y agradable.
Los niveles de altitud
David Allen indica que las tareas tienen también diferentes “niveles de altitud”. Tal “altitud” tiene que ver con el alcance de las mismas. Los niveles más elevados son los que determinan a los demás, pero los niveles más bajos son los que se deben ejecutar primero.
Los niveles de altitud son los siguientes:
- Acciones o pista de aterrizaje. Corresponden a las tareas que se pueden hacer en el mismo momento, el mismo lugar y de una vez, en corto espacio de tiempo.
- Proyectos o 3 000 metros de altitud. Un proyecto en el método GTD es toda tarea que requiere más de una acción para ser realizada.
- Áreas de enfoque y responsabilidad o 6 000 metros. Es la definición del compromiso diario, en el plano laboral.
- Metas y objetivos o 9 000 metros. Representa a dónde se quiere llegar y señala cómo se va a llegar allí.
- Visión o 12 000 metros. Tiene que ver con la identificación de los propósitos vitales. Cómo quiere cada persona que sea su vida en a medio plazo en términos laborales.
- Propósito y principios o 15.000 metros y más. Define el por qué se hace lo que se hace y a qué valores corresponde.
Como se observa, el método GTD tiene que ver principalmente con un análisis de las actividades a realizar, con el objetivo de categorizarlas según el tiempo que se dispone para hacerlas y el grado de importancia que revisten. Todo ello en concordancia con planes, objetivos, visión y principios.
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- Bolivar, J. M. (2015). Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD. Conecta.