Saber delegar responsabilidades, ¿por qué es tan importante?
Saber delegar responsabilidades es lo que diferencia a las grandes organizaciones. El éxito de una empresa se sustenta en muchos factores; uno de ellos es la diversificación y la capacidad para confiar en los demás. Sin embargo, algo que nos dice la investigación es que los ejecutivos y gerentes siguen teniendo dificultades a la hora de ceder el control a otros.
Tengámoslo claro, quien no delega se ve tarde o temprano con un número de responsabilidades superior al que puede responder. Algo así no solo genera estrés, sino que, además, deriva tarde o temprano en ineficacia y en errores serios. De algún modo, con esta actitud, se tiende a fortalecer la clásica estructura vertical donde el poder cae en un número limitado de personas.
Asimismo, es común que se dé otro factor. A la hora de ceder responsabilidades se confía más en figuras cercanas como amigos o familiares. En ocasiones, ni siquiera importa que esas personas estén formadas en las tareas que van a desempeñar. Lo importante es que cuenten con la confianza (y también el control) del líder. De este modo, se deriva en esa forma de nepotismo absoluto tan nocivo.
Por mucho que nos sorprenda, en gran parte de nuestro tejido organizacional sigue imperando la idea de que «si quieres hacer algo bien, hazlo tú mismo». Puede que está idea funcione en ciertas situaciones, pero no en el ámbito empresarial. Los “antidelegadores” abundan y, lo que es peor, cuando ceden y asumen que es necesario confiar tareas a otros, lo hacen mal. Veamos por qué.
Saber delegar responsabilidades: razones por las que no se hace (o se hace mal)
Saber delegar es uno de los aspectos más desafiantes cuando alguien accede a un cargo de liderazgo. Uno confía en sus propias competencias, pero… ¿cómo hacerlo en los demás? ¿Quién nos asegura que esa persona que acaban de contratar será capaz de llevar a cabo ciertas funciones como uno quiere, espera y desea? Confiar, en realidad es eso. Es un acto de fe y un salto al vacío, pero es lo que nos permite a la mayoría poder avanzar.
Asumámoslo, la mayoría lo hemos hecho en más de una ocasión. Cedemos a otros parcelas que antes nos correspondían para poder vivir mejor y, porque hacerlo, es un acto de reconocimiento de la valía del otro. Lo hacemos cuando tenemos pareja y lo hacemos también en la educación de nuestros hijos. Siempre llega un momento en que es necesario que los niños asuman tareas y responsabilidades, porque algo así les permite crecer, ganar en autoestima y posicionarse socialmente.
A nivel de empresa es casi lo mismo. Ningún gerente o directivo puede asumir todas y cada una de las responsabilidades más serias de una organización. Diversificar no solo es vital, sino que también es dar impulso a la actitud compartir recursos, favoreciendo que otros desplieguen su capital humano. Repartir es ganar, diversificar es posicionarnos en el mercado al aprovechar el potencial de las personas.
Sin embargo, como bien hemos señalado, esto no siempre se hace o se hace mal. Veamos las razones.
¿Por qué cuesta tanto delegar responsabilidades en los demás?
Un primer factor que dificulta el poder delegar en los demás en un entorno laboral, es la necesidad de tenerlo todo controlado. Hay líderes que se acogen a la clásica idea de que nadie puede hacer las cosas mejor que ellos. Es más, dar tareas propias a otros es un atentado al propio liderazgo y por ello, se escudan en su posición.
- Otro elemento importante es la nula habilidad de ciertos líderes para capacitar a otros. Si quiero delegar en los demás, deberé primero enseñarles qué hacer y cómo hacerlo. Si no tengo tiempo para ello o no sé cómo hacerlo, lo más probable es que todo termine en desastre.
- Existe otra realidad más y que suele verse con frecuencia: la falta de confianza. En ocasiones, no importa que tengamos personas competentes y eficaces, hombres y mujeres en los que delegar una tarea es saber que la harán bien. Hay líderes que no confían, que temen ser traicionados y que no se sienten cómodos diversificando responsabilidades.
Saber delegar responsabilidades ¿cuáles son las claves?
La gran mayoría de líderes de una organización entienden que saber delegar responsabilidades es importante. Y en efecto, a menudo se hace; se lleva a cabo, pero no de la mejor manera. Las consecuencias de una mala cesión de tareas y actividades pueden ser nefastas; no solo aumenta la aparición de incidencias, problemas y baja productividad, sino que, además, se crea un mal clima laboral.
Los líderes echan la culpa a los trabajadores y se instaura la idea de que lo mejor es hacerlo uno mismo. Por tanto, es necesario que se tengan en cuenta unos aspectos muy concretos que facilitarán las cosas a corto y largo plazo. Son las siguientes:
- Qué se espera y qué hay que hacer. Si no se especifican tareas, procesos y metas surgirán problemas.
- Reparto preciso. ¿Quién debe hacer qué? ¿Hasta dónde llega tu responsabilidad y la mía?
- Claridad en el tiempo. Este es otro factor fundamental. ¿Cuándo debe presentarse cada cosa? ¿Cuánto tiempo tengo para organizar, realizar o solucionar cada cosa?
- Buena comunicación y canales adecuados. Como bien sabemos e imaginamos, la comunicación es ese engranaje prioritario que debe fluir con normalidad y facilidad. Para ello, lo mejor es establecer adecuados canales, como reuniones periódicas y también, formar al personal en dotes de comunicación y habilidades sociales.
Para concluir, somos conscientes de que no es nada fácil crear de hoy para mañana una organización competitiva, feliz y exitosa. Tal tarea lleva tiempo, pero lo que más se necesita son voluntades. La voluntad y compromiso de llegar lejos en conjunto, reconociendo el valor de cada individuo en la empresa.