¿Cometes alguno de estos errores al gestionar tus tareas en el trabajo?
La gestión de las tareas laborales es todo un desafío. No todas las personas se sienten igual de cómodas con un determinado tipo de sistema organizativo. Sin embargo, por muy incómodo o poco productivo que nos resulte, no solemos dedicar tiempo a definir protocolos que mejoren nuestra productividad.
Al diseñar y poner en marcha un método para la gestión de las tareas laborales se consiguen grandes beneficios. El más importante de ellos es el ahorro del tiempo. Además de esto, se evita dejar para última hora ciertas actividades, ganando en eficiencia.
En este punto, sabemos que existen determinados errores que cometemos muchos y, además, con frecuencia, sufriendo las consecuentes penalizaciones derivadas. Son pequeños fallos que, precisamente por no ser tan notorios, suelen pasar desapercibidos. En lo que sí se hacen notar es en el gasto de tiempo y muchas veces en la acumulación de trabajo. Veamos cuáles son cinco de esos errores comunes.
“Por muy alta que sea una montaña, siempre hay un camino hacia la cima”.
-Anónimo-
1. Anotar las tareas pendientes en diferentes lugares
Es importante que el sistema de gestión de las tareas laborales sea fiable. Uno de los factores que más incide en esa fiabilidad es llevar un registro único de las actividades pendientes, ya que esta es la herramienta que debe consultarse cuando uno está trabajando.
Es relativamente frecuente que las personas anoten las tareas planificadas en un mismo lugar. Sin embargo, a lo largo del día, de la semana o del mes surgen otras actividades que no estaban previstas y muchos terminan anotándolas en la libreta o en el archivo que tengan más a mano. Esto es un error, ya que dispersa la información y no deja hacer un seguimiento correcto a los pendientes. Siempre se debe anotar todo en un solo lugar.
2. Abusar de los pendientes
Cada actividad que tenemos que afrontar tiene una prioridad, o al menos debería tenerla. Sin embargo, es habitual que todo aquello que no sea ultraimportante termine dejándose en la lista de “para después” o de “algún día”. Es así como en un momento dado esa lista termina siendo gigante.
De este modo, lo que se ahorra en tiempo priorizando, se pierde luego por la acumulación excesiva de pendientes. Lo más adecuado es destinar un par de horas a la semana para realizar esas tareas que no revisten gran importancia, o que no tienen una fecha límite. Esto ayuda a hacer más eficiente la gestión de las tareas laborales.
3. Tratar de abordar las tareas de una manera global
Otra clave para la gestión de las tareas laborales es abordar las grandes actividades de la forma correcta. Cuando estas son muy amplias o complejas, es muy fácil que terminemos empantanándonos o con la cabeza hecha un lío. Lo más indicado es dividir esas actividades en partes, de una forma lógica y coherente.
Esa subdivisión otorga orden mental y también permite organizar mejor el tiempo. Así mismo, incide de una manera positiva en la motivación, ya que terminar cada una de las etapas otorga la sensación de avance y esto produce satisfacción. Lo más importante es que el trabajo se hace mejor.
4. Actuar al margen de la lista de tareas
La lista de tareas es una de esas herramientas que siempre debe estar a mano. Es una de las aliadas más importantes en la gestión de las tareas laborales. No solamente ayuda a recordar las actividades que deben realizarse, sino que al visualizarla es posible detectar fallos y hacer reestructuraciones del tiempo.
Esta lista es particularmente importante en aquellas épocas en las que abunda el trabajo y escasea el tiempo. Si bien muchas personas se precian de su buena memoria o de su capacidad instintiva para organizarse, lo cierto es que en tiempos de estrés es más fácil que asuntos relevantes terminen pasándose por alto.
5. Invertir mucho tiempo en organizar y reorganizar lo intrascendente
Lo ideal es tener un buen método para organizar la gestión de las tareas laborales, pero no resulta conveniente tratar de perfeccionarlo o llevarlo a su máxima expresión. A veces, y con la intención de ser más eficientes, se nos ocurre ordenar por colores, poner etiquetas llamativas y detalles por el estilo.
El resultado puede ser que al final se ha gastado más tiempo en adornar o detallar los planes, que en llevar a cabo las tareas que se deben realizar. Un buen método es práctico y eficiente. No debe exigir mucho tiempo para ser actualizado o ejecutado. Si no es así, quizás sea hora de cambiarlo.
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