Las falsas urgencias en el trabajo, ¿qué son y cómo evitarlas?
Las falsas urgencias en el trabajo son uno de los factores que más estresan y que, además, quitan mucho tiempo valioso. Por desgracia, estos eventos no son nada raros en el mundo laboral. Por el contrario, se presentan con mucha frecuencia y parece que no hubiera forma de quitárselos de encima.
Se podría decir que las falsas urgencias en el trabajo son situaciones que parecen apremiantes, pero que en realidad no tienen tanta importancia. Si no se identifican, disparan el estrés, una y otra vez, disminuyen la productividad y llevan a grandes pérdidas de tiempo.
“Se trata de pasar de un modelo reactivo, en el que el profesional se pasa la jornada ‘apagando fuegos’, a otro más reflexivo, en el que puedes y debes tomarte tu tiempo para analizar la situación”.
-Elena de los Ríos-
De otro lado, los mayores generadores de falsas urgencias en el trabajo son las personas estresadas. Su estado de ánimo hace que sea más difícil para ellas diferenciar una dificultad normal de otra que es apremiante. Lo mismo ocurre con quienes no están bien organizados o no planifican su trabajo.
Las falsas urgencias en el trabajo
La capacidad para gestionar el tiempo de una manera adecuada es una de las habilidades más importantes en el plano laboral. Esto no solo permite racionalizar la jornada de trabajo, sino que se encuentra muy asociado con el bienestar emocional. Trabajar menos tiempo y de manera más eficiente es uno de los objetivos centrales de toda organización.
Uno de los factores que más atenta contra ese objetivo son las falsas urgencias en el trabajo. Lo peor de todo es que hay muchas organizaciones que las convierten en parte integral de su cultura corporativa. Es como si trataran de que todo el mundo trabaje de forma frenética porque piensan que esto es sinónimo de productividad.
El problema es que muchas veces se confunden las urgencias con los imprevistos. Así mismo, es frecuente que no se sepa priorizar de manera adecuada lo que es importante para una persona en particular, frente a lo que es realmente importante para la organización en su conjunto. Así, se construyen las falsas urgencias en el trabajo.
Identificando las falsas urgencias
Para comprender la diferencia entre las falsas urgencias en el trabajo y las urgencias reales, bien vale la pena tomar como punto de referencia a quienes son expertos en esto: los médicos. Aunque muchas personas acuden a los servicios de urgencias, a veces por desconocimiento o por comodidad, son ellos los que deben decidir si algo es realmente urgente o no.
¿Cómo lo hacen? Si una condición médica compromete la vida o puede tener consecuencias a largo plazo, se considera de atención urgente. Lo esencial de esa idea también puede trasladarse al mundo laboral común y corriente. Si algo pone en riesgo la existencia de la organización o tiene el potencial para generar consecuencias graves, entonces es urgente. De lo contrario, no.
Esto deberían tenerlo muy claro esos jefes que siempre andan pidiendo las cosas “para ya”. También aquellos trabajadores que no organizan su labor y, por lo mismo, terminan pidiendo ayuda de manera apremiante, o atrasando las actividades de otros. En el fondo de las falsas urgencias lo que hay es una falta de planificación adecuada.
Evitar las falsas urgencias en el trabajo
Para evitar que las falsas urgencias en el trabajo sean una constante, podríamos partir de un ejemplo. Un arquitecto está en el quinto piso de la obra y le informan de que hay un incendio en la segunda planta. Ahí no hay tutía que valga: debe paralizar lo que está haciendo y encargarse del asunto. En cambio, si le informan que no aparece una herramienta, lo indicado es que siga con su actividad y luego se ocupe del tema.
Hay algunas preguntas que pueden ayudar a evitar las falsas urgencias. Cada persona debería planteárselas frente a situaciones apremiantes. Son las siguientes:
- ¿Cuánto tiempo tengo para entregar esto?
- ¿A cuántas personas afecta esta probable urgencia?
- ¿Puedo solucionarlo solo, o necesito de la ayuda de otros?
- Si necesito de otros, ¿están disponibles en este momento?
- ¿Qué consecuencias habría de no resolver esto ahora mismo?
- ¿Cuánto tiempo necesito para resolver esto?
- ¿Esto puede esperar 20 minutos? ¿30 minutos? ¿Una hora?
Al contestar esas preguntas es más fácil detectar si estamos frente a una de las falsas urgencias en el trabajo o no. De ser así, esto suele obedecer a que no hay suficiente planificación y orden en el desarrollo de las tareas. Por eso, invita a revisar estos aspectos. También es posible que el estrés reinante haga que, al final, no se sepa qué debe atenderse inmediatamente y qué no. Ese es otro aspecto para evaluar.
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