Cómo gestionar el tiempo para ser más eficiente en el trabajo

Este artículo ha sido verificado y aprobado por Sergio De Dios González el 20 agosto, 2018
Eva Maria Rodríguez · 20 agosto, 2018

Irónicamente, la gestión del tiempo es un problema al que todos nos enfrentamos, pero que no tenemos tiempo de abordar. Sin embargo, dedicar un poco de tiempo a analizar cómo “gastamos” nuestro tiempo y a pensar cómo ser más eficientes es algo que merece la pena hacer. Gestionar el tiempo para ser más eficiente en el trabajo es posible, pero es un problema que debemos enfrentar.

Al fin y al cabo, el tiempo pasa. Y cuanto más tiempo pase sin abordar el problema, más tiempo perderemos, más energía desperdiciaremos y más oportunidades dejaremos pasar. Por eso es esencial analizar nuestra manera de gestionar el tiempo para implementar los cambios que sean necesarios. 

21 consejos para gestionar el tiempo y ser más eficiente

La gestión del tiempo es un tema complejo que abarca desde aumentar la productividad hasta el equilibrio de la vida laboral y familiar, evitar el agotamiento, crear buenos hábitos o establecer objetivos a largo plazo, entre otros asuntos. Planificar y priorizar son las bases para tomar el control de nuestro tiempo y nuestra vida, independientemente de nuestra ocupación. El autor Jory MacKay propone 21 estrategias para gestionar el tiempo de forma eficaz.

Comprende a dónde va tu tiempo

La gestión del tiempo no se trata de sofocar el miedo a perder el tiempo. Se trata de comprender los beneficios de gran alcance de usar nuestro tiempo sabiamente, explica MacKay. De ahí los primeros consejos y estrategias:

1. Comprende por qué la administración del tiempo es importante. La gestión del tiempo no se trata de sofocar el miedo a perder el tiempo. Se trata de comprender los beneficios de gran alcance de usar nuestro tiempo sabiamente.

2. Sé realista sobre cuánto trabajo puedes hacer realmente en un día. Podemos pensar en el tiempo como un recurso que simplemente necesitamos más, pero más tiempo no significa más tiempo productivo. La forma más simple de administración del tiempo es programar cuándo y en qué trabajarás.

Mujer trabajando con su ordenador

3. Descubre dónde estás perdiendo el tiempo. Cuanto más entiendas cómo pasas tu día, más impactantes serán tus esfuerzos de gestión del tiempo.

4. Establece metas diarias y alertas de cómo estás empleando el tiempo. Una vez que tengas una visión general de cómo estás empleando tu tiempo, puedes comenzar a hacer cambios diariamente.

5. Crea una rutina matutina que te motive. Una buena rutina matutina puede prepararte para un día de trabajo productivo y significativo, ya que te da la oportunidad de comenzar con un impulso positivo que aprovecharás durante el resto del día.

6. Renuncia a la multitarea. Los estudios han demostrado que es imposible para los humanos concentrarse en más de una tarea a la vez. Cuando te encuentres perdiendo el foco, detente y escribe lo que estás pensando antes de volver a la tarea que tienes entre manos.

Priorizar el trabajo significativo y delegar el resto

Una vez que sabemos a dónde va nuestro tiempo hay que decidir en qué deberíamos (y no deberíamos) dedicar nuestro tiempo, explica MacKay. Para ello:

7. Separa lo urgente del trabajo importante. Distinguir lo que es urgente de lo que no lo es y lo que es importante o no lo es, te ayuda priorizar tu tiempo y a trazar un calendario que te permita hacer más del trabajo importante y menos de lo que no es importante.

8. Prioriza sin piedad. Elige los objetivos principales y céntrate en ellos.

9. Use la regla 30X para delegar más tareas. Mackay propone seguir la regla propuesta por Rory Vaden, que propone que deberíamos darnos 30 veces el tiempo que nos lleva completar una tarea para entrenar a alguien más para que lo haga. Tomarse el tiempo para delegar y entrenar a otra persona le da una ganancia neta de 1100 minutos al año. O, como dice Vaden un aumento del 733% del ROTI (retorno del tiempo invertido).

10. Recupera el “no” en tu vocabulario. Según un artículo realizado por la Universidad de Chicago y publicado en el Journal of Consumer Research, decir “no hago” algo, en vez de “no puedo”, les permitía a los participantes separarse de compromisos no deseados mucho más fácilmente.

Establece un horario diario eficiente

Una vez hecho lo anterior, es el momento de diseñar un horario para administrar el tiempo de manera efectiva.

11. Establezca los horarios, no los plazos. Mackay recurre aquí al consejo de James Clear. En lugar de darte un plazo para lograr un objetivo en particular (y luego sentirte como un fracaso si no lo logras), elige un objetivo que sea importante y luego establece un cronograma para trabajar en consecuencia.

12. Programa con el tiempo, no con las tareas. Coge grandes tareas y divídelas en sesiones cronometradas. Al organizar el día programando el tiempo en lugar de tareas, pasamos de manejar nuestro cronograma alrededor de una fecha desconocida (tarea) a una hora conocida.

“Un calendario es finito; solo hay un cierto número de horas en un día. Ese hecho se vuelve claro en el instante en que tratamos de meter un número irreal de cosas en un espacio finito”. 

-Peter Bregman-

Hombre feliz en el trabajo

13. Programa tiempo para interrupciones y descansos. Necesitamos tiempo para descansar y asumir que habrá interrupciones. No contar con ello es caótico. Las interrupciones llegan o nuestros cuerpos nos dicen que tenemos que tomar un descanso. Si no hemos contado con ello, cuando esto ocurre, de repente nuestro programa perfectamente formulado se viene abajo.

14. Separar el tiempo Maker del tiempo Manager. Es muy fácil llenarlo con tareas administrativas y no dejar suficiente tiempo para un trabajo significativo. Una cosa es hacer y otra gestionar.

15. Actividades por lotes durante toda la semana. Agrupa actividades similares y aprovecha el impulso que obtienes cuando empiezas. Aplica la Primera Ley del Movimiento de Newton a la productividad: “Un objeto en movimiento, se mantiene en movimiento”.

Usan la ubicación a tu favor para gestionar el tiempo

Tu calendario o cronograma no son las únicas herramientas de administración del tiempo que tienes. Mackay propone algunas maneras que puedes usar en el lugar de trabajo que pueden influir en cómo trabajas.

16. Pruebe el método Palomitas en el puesto de trabajo para desbloquear tu tiempo. Cambiar la ubicación de trabajo durante el día puede ser una excelente manera de mantener la motivación y la productividad. Esta técnica de Joel Runyon funciona así:

  • Escribe todas las tareas que debes hacer hoy.
  • Divide esa lista en 3 secciones iguales o en tres grupos (lotes, vistos en el consejo 15).
  • Elige 3 ubicaciones diferentes para cada lote de trabajo.

17. Trabaja con el ciclo de energía natural de tu cuerpo. Trabaja haciendo lo que mejor funciona para ti, de manera que no solo pienses en administrar tu tiempo, sino también tu energía.

Protege tu tiempo

Nunca faltarán cosas que hacer que tratarán de ocupar tu tiempo. Por eso tienes que protegerlo, para evitar emplearlo de la manera incorrecta. Mackay propone estos consejos para conseguirlo:

18. Usa la pereza estratégica para trabajar en las cosas correctas. El concepto de “pereza estratégica” se refiere a priorizar el trabajo y las tareas que son importantes y permitirse ser perezoso en las que no importan.

“Nada es menos productivo que hacer más eficiente lo que no se debe hacer en absoluto”.

-Peter Drucker-

19. Automatiza el tiempo enfocado no negociable durante todo el día. Es importante asegurar que tus sesiones de trabajo enfocadas se desarrollen sin problemas. Para ello es importante protegerte de las distracciones. Existen herramientas que te ayudan a comunicar a los demás que no estás disponible de manera automática. Si no, puedes buscar formas de dar a conocer a los demás que estás en un momento de trabajo en el que no puedes ser molestado.

 20. Usa el Método Ivy Lee para terminar el día adecuadamente. Ivy Lee planteó esta rutina diaria sencilla de cinco pasos para lograr una productividad máxima:

  • Al final de cada día de trabajo, escribe las seis cosas más importantes que necesitas lograr mañana. No escribas más de seis tareas.
  • Da prioridad a esos seis elementos en orden de importancia.
  • Al día siguiente, concéntrate solo en la primera tarea. Trabaja hasta que termines la primera tarea antes de pasar a la segunda tarea.
  • Acércate al resto de tu lista de la misma manera. Al final del día, mueve los elementos sin terminar a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.
  • Repita este proceso todos los días hábiles.

Mujer escribiendo objetivos en una libreta sobre cómo gestionar el tiempo

21. No olvide los beneficios del tiempo libre. Gestionar el tiempo no implica solo trabajar. Para encontrar un equilibrio en la vida laboral que nos mantenga saludables y felices, debemos asegurarnos de dejar tiempo para el descanso, la relajación y la socialización.

Gestionar el tiempo y ser más productivos es un reto al alcance de todos. Sin embargo, debemos tomar conciencia de que hay que pararse a pensar en lo que hacemos, cómo lo hacemos y qué queremos de verdad conseguir. Hacer no significa necesariamente trabajar, ni mucho menos terminar.

Dedica un tiempo, el que necesites, a analizar tus rutinas y a replantear tus tareas. Con estas indicaciones para gestionar el tiempo te será mucho más fácil enfrentar tu trabajo o tus estudios y conseguir mejores resultados.