Time blocking: una técnica para ser más productivo
El time blocking es una estrategia de gestión del tiempo diseñada para planificar un día mediante bloques de tiempo limitados. Por supuesto, también es posible planificar todos los días de una semana o de un mes, pero no perdamos de vista que la unidad de tiempo base es un día.
Uno de los elementos distintivos del time blocking es que, a diferencia de otras estrategias, como el time blocking, se enfoca en proteger el tiempo de descanso y el tiempo libre de una persona. Esos espacios deben aparecer claramente diferenciados en la planificación diaria y juegan un papel muy relevante.
Así mismo, el time blocking pretende evitar tres de los grandes males diarios: la procrastinación , la multitarea y la falta de tiempo para completar las labores. Esta, como otras estrategias, no funciona por sí sola, ni de inmediato. Es normal que después de comenzar a implementarla haya que hacerle ajustes y adaptarse.
“Protejo mi tiempo ferozmente y sin disculpas”.
-Gary Keller-
El time blocking
Son muchas las personas en el mundo que deben trabajar horas extra para completar sus tareas o se ven precisadas a dejar tareas pendientes para otro día por falta de tiempo. Si esto ocurre, algo anda mal. O existe sobrecarga laboral o no se está gestionando bien el tiempo. Lo usual es que esta última sea la causa habitual.
El time blocking es una estrategia sencilla e intuitiva que no requiere de ningún software ni nada por el estilo. Se basa en el sentido común: separar el tiempo por bloques ayuda a organizar mejor las actividades y darle cabida a todo. Es como los horarios escolares, ¿lo recuerdas? Había un bloque de tiempo para matemáticas, luego seguía otro para biología, etc. Y también contemplaba recreo, almuerzo, gimnasia, etc.
La lógica del time blocking es la misma. Enfocarte en una tarea, o un grupo de tareas, por una hora cuando mucho. También separar tiempo para el descanso y realizar una jornada completa en seis o siete horas, como máximo. Lo que se logra con esta estrategia es no solo definir qué tienes que hacer (como cuando haces una lista de chequeo), sino CUÁNDO lo debes hacer.
Aplicar el time blocking
Hay quienes afirman que aplicando el time blocking se logra incrementar la productividad un 100 %. Sin embargo, como suele ocurrir, hay que tener en cuenta algunos aspectos para sacarle partido al método y no terminar agobiados, sintiendo que cada minuto está comprometido, y no somos más que un ratón en una especie de jaula.
Para evitar esto, el primer consejo que debes tener en cuenta es agrupar tareas que sean similares, en especial las más pequeñas. Por lo tanto, lo indicado no es que planifiques un bloque de tiempo “contestar emails”, sino “comunicaciones”. Así juntas emails, pero también llamadas telefónicas, mensajes por WhatsApp, etc., y gestionas mejor tus tareas.
El segundo consejo es no elaborar microbloques, sino bloques completos. O sea, es posible que quieras ser muy detallado y crear un bloque o subloque para cada tarea, pero esto casi nunca funciona. Por lo tanto, volviendo al ejemplo anterior, déjalo como “comunicaciones” y no “emails”, “llamadas”, “WhastApp”, etc.
El tercer consejo es asegurarte de que lo estás planificando todo. Recuerda que si no está en tu calendario, sencillamente no existe. Es posible que debas hacer una tarea menor hace meses, pero no la has realizado porque nunca la agendas. Así que incluye todo.
Finalmente, es importante que tomes en cuenta los momentos de mayor productividad para realizar las tareas más complejas. Si eres más productivo a primera hora del día, ubica allí las tareas más difíciles de hacer. Si te vuelves zombi después del almuerzo, planifica las actividades más sencillas para ese momento.
El tiempo libre: la clave
Varios de los fans del time blocking aseguran que la planificación debe realizarse a partir de las pausas y del tiempo libre, y no al revés. O sea, lo primero que debes agendar son los espacios destinados a ti mismo, a tu familia o al descanso. Esto incluye dos aspectos.
Primero, establece un límite para terminar el trabajo diario y dile adiós a las horas extra. Segundo, deja bloques en blanco de distintas duraciones. Te permitirán ajustar la agenda si se presentan interrupciones o imprevistos.
Debes tener en cuenta que ninguna herramienta de gestión del tiempo es exacta. Habrá que hacer algunas variaciones durante el día para acomodarla. No te preocupes: así funciona. En la medida en que utilices el time blocking, te volverás más preciso en la planificación. Así que: ¡adelante!
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- Sánchez Pernia, P. (2011). Herramientas para gestionar proyectos y tareas.
- Tselyaev, V. I. (2007). Quasiparticle time blocking approximation within the framework of generalized Green function formalism. Physical Review C, 75(2), 024306.