El timeboxing: una estrategia de productividad centrada en los objetivos
El timeboxing es una estrategia de gestión de trabajo que tiene como objetivo optimizar el tiempo. Está diseñada especialmente para aquellas personas que tienen problemas para cumplir con sus cronogramas o que tienden a procrastinar. Sin embargo, puede ser utilizada por cualquiera que desee organizar mejor su tiempo.
En algunas ocasiones, una tarea que debería tardar una hora en completarse termina comiéndose el doble o triple de ese tiempo. Con frecuencia, esto obedece a la llamada ley de Parkinson, según la cual “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”. El timeboxig ayuda a evitar que esto ocurra.
Así mismo, es posible que la agenda esté tan ajustada que terminen entrecruzándose actividades fundamentales con otras de menor importancia. Estas últimas impiden que las primeras sean hechas a cabalidad. Aplicando el timeboxing se evita esto. ¿Cómo implementarlo? Veamos.
“El más fuerte de todos los guerreros son el tiempo y la paciencia”.
-León Tolstói-
El timeboxing, ¿qué es?
El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo que se basa en el diseño de bloques de tiempo y se orienta al logro de objetivos definidos. Se aplica para elevar la productividad y evitar la procrastinación. A veces, los microcompromisos o las tareas más triviales llegan a ocupar hasta el 60 % del tiempo laboral. Esto resta eficiencia y termina generando más fatiga de la que debiera.
La técnica del timebloxing puede aplicarse de forma individual o en equipo. También sirve para hacer reuniones de trabajo más ágiles y productivas. Se utiliza tanto para el desarrollo de proyectos como para tareas de estudio.
La estrategia se basa en las siguientes pautas:
- Es necesario definir un timebox o bloque de tiempo. Durante ese lapso se debe realizar solo una tarea o un grupo de tareas asociadas entre sí.
- Cada timebox debe tener un objetivo. En el timeboxing se trabaja por objetivos, así que se debe definir uno muy preciso para cada bloque de tiempo.
- Al finalizar el timebox debe interrumpirse la tarea. Inmediatamente después, determinar si el objetivo se logró, y, en caso negativo, identificar la causa.
Definiendo el timebox
Uno de los aspectos decisivos en la aplicación del timeboxing es la definición de los timebox o bloques de tiempo. Estos pueden abarcar desde un lapso corto, como una hora, hasta varias semanas o meses. En este último caso es necesario subdividir el bloque y precisar un objetivo para cada una de esas subdivisiones.
Así mismo, se debe señalar si se trabajará con un bloque de tiempo fijo o flexible:
- Bloque de tiempo fijo. Es inamovible; esto quiere decir que al término del bloque sí o sí se debe interrumpir la tarea, sin importar el estado en que se encuentre.
- Bloque de tiempo flexible. En este caso es posible aumentar en 10 o 15 minutos el bloque de tiempo, hasta que se le dé un cierre a lo que se esté haciendo.
Aunque el bloque de tiempo que se elija sea mensual, la planificación debe hacerse día por día. Es importante que entre un y otro bloque de tiempo se tome un descanso. Dependiendo de la duración de la tarea, esta pausa puede ser de algunos minutos o de media o una hora.
Lograr que funcione
Lo importante en el timeboxing es la dedicación exclusiva a la tarea y al objetivo definidos para cada bloque de tiempo. Por eso es muy importante que durante el lapso establecido haya desconexión del móvil, se cierren las ventanas de la computadora que no tengan que ver con lo que se está haciendo y no se acepten interrupciones.
Como se puede intuir, el timeboxing es también un método para evitar uno de los males contemporáneos: la multitarea. De ahí que sea importante que toda la atención se centre en la actividad establecida, por el tiempo señalado y no se atienda a nada más.
Una de las razones por las que el método puede fallar es que no se definan los bloques de tiempo de una forma realista. Hay que hacer uso de un buen criterio para establecer cuánto llevará el desarrollo de una tarea, en especial si se usan bloques de tiempo fijos.
La incorporación del timeboxing a nuestra rutina requiere tiempo. Es posible que al comienzo haya ciertos desfases entre lo que se pretende y lo que se logra, pero con el tiempo irás viendo como se reducen estas diferencias, volviéndose cada vez menos significativas.
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