El método Eisenhower para aumentar la productividad
El método Eisenhower fue ideado por Dwight Eisenhower, comandante supremo de las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial y dos veces presidente de los Estados Unidos. Fue un hombre muy ocupado que encontró la manera de atender de manera efectiva sus múltiples e importantes responsabilidades.
Lo usual es que cada persona encuentre su propia manera de gestionar el tiempo , pero esos métodos espontáneos no siempre son eficaces. Cuando sentimos que el tiempo no nos alcanza o tenemos la impresión de que necesitamos organizarnos para ser más productivos, el método Eisenhower puede ser una excelente opción.
La gestión eficiente del tiempo supone un análisis concienzudo, que no siempre llevamos a cabo. El método Eisenhower nos da algunos parámetros para hacer ese análisis de una manera práctica. Puede convertirse en una herramienta muy valiosa para aumentar nuestra productividad y tener más tiempo libre.
“Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante”.
-Dwight Eisenhower-
La definición de objetivos, un punto crucial
Para implementar el método Eisenhower de manera adecuada, lo primero es definir nuestros objetivos de la manera más clara posible. Lo fundamental es que identifiquemos cuáles son esas grandes metas que están en el horizonte de nuestro trabajo y de nuestra vida.
No trabajamos simplemente para obtener un salario a fin de mes ni vivimos simplemente porque sí. Lo más seguro es que existan grandes y pequeños objetivos que nos animen y de los que no siempre seamos conscientes.
Así, podemos hablar de metas de vida, metas de desempeño y metas de eficiencia, entre otras. Las metas de vida tienen que ver con los propósitos más importantes de nuestra existencia. Por ejemplo, educar adecuadamente a nuestros hijos, ser felices en pareja, hacer una gran obra profesional, etc.
Las metas de desempeño y de eficiencia tienen que ver con nuestro desarrollo profesional . Queremos ser capaces de hacer el mismo trabajo en menos tiempo y con mayor calidad, por ejemplo. La reflexión sobre las grandes metas, en los diferentes ámbitos, toma tiempo, así que no te apresures. Si logras definirlas bien, ya habrás avanzado la mitad del camino según el método Eisehower.
El método Eisenhower
El método Eisenhower se basa en una matriz que ideó el general de cinco soles. Dicha matriz es un cuadrado que se divide en cuatro áreas. Cada una de las áreas representa una parte de las actividades que se deben realizar, organizadas según su nivel de importancia.
Lo que comprende la matriz son estos cuadrantes:
- Lo importante y urgente. Representa las actividades con más prioridad, que deben realizarse inmediatamente y no pueden posponerse. Son las que están más conectadas con los grandes objetivos y los desarrollan directamente.
- Lo importante, pero no urgente. Corresponde a las tareas que sí o sí se deben llevar a cabo, pero no necesariamente de forma inmediata. Están conectadas con los grandes objetivos, pero el tiempo no supone una “amenaza”.
- Lo urgente, pero no importante. Esta es el área en la que se ubican la mayoría de las tareas. Según la famosa Ley de Pareto, corresponden al 80 % de nuestras actividades diarias. Son tareas que deben realizarse, pero no que no están directamente conectadas con los grandes objetivos.
- Lo que no es ni importante ni urgente. Son las tareas que carecen de relevancia, no tocan nuestros objetivos y, en lo posible, deben eliminarse.
Aplicando el método Eisenhower
La clave para que el método Eisenhower funcione, como decíamos al comienzo, es tener definidos de manera clara nuestros objetivos. De esta manera, un buen trabajo de base evitará que volvamos una y otra vez al punto de partida.
Lo que recomienda Eisenhower es delegar la mayor parte de tareas que están en el cuadrante tres, es decir, las que son urgentes, pero no importantes. Siempre que sea posible, este tipo de actividades deben quedar en manos de otras personas para que no nos quiten el tiempo que debemos dedicarle a lo realmente esencial.
Así mismo, el cuarto cuadrante es muy problemático para algunas personas, porque muchas veces tenemos dificultades para eliminar tareas, aunque estas no sean de relevancia. Lo importante es hacer conciencia de que estorban más de lo que aportan y que no hacerlas no va a tener una consecuencia de consideración. Bien aplicado, este método puede ser una ayuda valiosa para la gestión del tiempo.
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- Guillén, M. D. C. M. (2013). Administración y planificación del tiempo: La gestión empresarial. Ediciones Díaz de Santos.