Los 4 cuadrantes de Stephen Covey para gestionar el tiempo

Edith Sánchez · 27 abril, 2018

Gestionar bien el tiempo no es hacer una lista de actividades y luego ir tachándolas a medida que se completan. Es saber planificar, priorizar, aprovechar y por supuesto, también descartar. Existe un método que ayuda a que el tiempo verdaderamente alcance para todo y que además, enseña a identificar a qué debemos dedicarle tiempo y a qué no: los 4 cuadrantes de Stephen Covey.

El propio Covey señala que la gestión del tiempo no se limita simplemente a organizar tareas. Asegura que es una verdadera filosofía de vida. Y lo es porque nuestro bienestar también depende de cómo manejamos el tiempo. 

Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante”.

-Brian Tracy-

Los cuadrantes de Stephen Covey sencillamente son una matriz, un modelo compuesto por cuatro secciones. Cada una de ellas representa una determinada categoría de prioridad en las tareas. Al mismo tiempo, cada cuadrante incluye un conjunto de actividades que deben gestionarse de manera diferente. Veamos esto con mayor detalle.

El primero de los cuadrantes de Stephen Covey

Imaginemos una cruz. Al dibujarla aparecen cuatro espacios vacíos. Cada uno de ellos es uno de los cuadrantes de Stephen Covey. Arriba, a la izquierda se ubica el primero de esos cuadrantes. Corresponde a todo aquello que cumple con dos características: urgente e importante.

mujer corriendo simbolizando el primero de los cuadrantes de Stephen Covey

En este espacio se ubican todas aquellas tareas que no pueden, ni deben, ser pospuestas, bajo ninguna circunstancia. Es lo realmente prioritario, aquello que tiene mayor relevancia que lo demás. Exige que sea atendido ahora mismo y que se deje de lado cualquier otra actividad, hasta que esto no se resuelva.

En este cuadrante se ubican situaciones como, por ejemplo, un fallo en la electricidad de la casa. De esto dependen muchas cosas, así que no se puede posponer. También caben allí situaciones como una enfermedad, un accidente doméstico, etc.

El segundo cuadrante: lo que no es urgente, pero sí importante

El segundo de los cuadrantes de Stephen Covey corresponde a aquello que no debe ser atendido inmediatamente, pero sí tiene gran importancia. En otras palabras, lo importante no urgente. Se trata de actividades que no son decisivas a corto plazo, pero sí a mediano y largo plazo.

En este cuadrante están todas aquellas tareas que no son de vida o muerte, pero sí resultan determinantes para la calidad de vida o el bienestar. La primera de ellas es la salud. De la salud depende todo y es importante cuidarla. Los efectos de no hacerlo solo se ven a largo plazo y pueden ser devastadores.

En este espacio también están tareas como la preparación de los exámenes finales de una clase, o mantener en buen nivel la relación de pareja. Se incluyen aspectos como la capacitación o actualización de conocimientos, etc.

El tercer cuadrante: lo urgente no importante

Este es uno de los cuadrantes de Stephen Covey más engañosos. A veces no es fácil determinar cuáles son las actividades y/o tareas que lo componen. Esto se debe a que el carácter de urgencia captura la atención. Sin embargo, aunque lo haga, no es algo relevante en el fondo.

personas hablando representando los cuadrantes de Stephen Covey

En este cuadrante se podrían ubicar todas aquellas actividades superfluas que se llevan a cabo por hábito o azar. Por ejemplo, encontrarse con alguien y parlotear un rato, sin saber exactamente por qué. O trenzarse en una discusión por redes sociales sobre algún aspecto sin importancia.

El cuarto cuadrante: lo que no es urgente, ni importante

El cuarto de los cuadrantes de Stephen Covey es aquel para ubicar todo lo inútil. Ni reviste carácter de urgencia, ni tampoco tiene mayor relevancia. Aún así, se trata de actividades que absorben parte de nuestro tiempo.

En este cuadrante se ubican acciones completamente irrelevantes como mirar el correo electrónico cada cinco minutos. O seguir una conversación por redes sociales en la que ni siquiera hay mayores cosas qué decir. También ver televisión, conversar y cosas por el estilo.

La buena gestión del tiempo

La mayoría de quienes dibujan la matriz de los cuadrantes de Stephen Covey, e intentan aplicarla, descubren que los primeros cuadrantes que se llena son el 1 y el 3. Esto es, los cuadrantes de lo urgente importante y lo urgente no importante.

Covey dice que esto ocurre porque las personas tienden a pensar que todo es urgente. Esa sensación de urgencia es precisamente la que se encuentra en la base del estrés. Así, aprender a manejar esos dos espacios es lo que puede ayudarnos a mejorar el manejo de nuestro tiempo.

cuadrantes de Stephen Covey

El autor de este modelo recomienda concentrarse sobre todo en el cuadrante 2. Dice que allí es donde está el bienestar y la felicidad. Si logramos identificar con claridad lo que va allí y nos enfocamos en ello, el modelo de cuadrantes de Stephen Covey habrá cumplido su cometido.