5 trucos para gestionar el tiempo y tener éxito
“El tiempo no es oro, el tiempo es vida”
-José Luis Sampedro-
A lo largo de nuestra vida y del día a día cotidiano, realizamos multitud de tareas y al terminar de realizarlas, a veces tenemos la impresión de que no hemos hecho lo suficiente o incluso que no hemos hecho nada y nos sentimos frustrados.
¿Cuál es la razón de que nos sintamos así? Sencillamente no hemos gestionado correctamente nuestro tiempo.
Para gestionar nuestro tiempo de forma adecuada podemos seguir 5 sencillos trucos que nos ayudarán a saber qué hacemos cada día y mejorar en cada actividad cotidiana:
1. Fijar un objetivo
Stephen Covey en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, nos indica que debemos comenzar con un fin en mente. Es decir, nos debemos fijar un objetivo.
Pero ese objetivo debe tener una serie de características:
- Específico, lo más detallado posible.
- Medible. Es muy importante poder medir si lo hemos alcanzado o no.
- Realista. En muchas ocasiones nos fijamos objetivos que no son realistas, por lo que deberemos adaptarlos para que su cumplimiento sea posible.
- Plazo determinado. Un objetivo debe tener un plazo para ser cumplido. De esa forma mediremos fácilmente si lo hemos logrado o no.
2. Establecer prioridades
Stephen Covey habla de “Primero lo primero” para referirse a la trascendencia de distinguir lo importante y lo urgente para poder priorizar tareas.
Covey crea cuatro cuadrantes en los que se puede clasificar cualquier actividad:
- Urgente e importante.
- No urgente e importante.
- Urgente y no importante.
- No urgente y no importante.
Lo urgente es lo que requiere una atención inmediata.
Lo importante es lo que contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, tu propósito en la vida.
“El tiempo es algo creado. Decir “no tengo tiempo”,
es como decir “No quiero”
-Lao Tzu-
3. Planificar las tareas
Desde el punto de vista profesional hay tareas que se pueden definir de alta rentabilidad (las que nos proporcionan ingresos altos) y otras que son de baja rentabilidad (las que nos proporcionan ingresos bajos).
Cada tarea se debe desarrollar en el momento adecuado del día o de la semana para que sea efectiva. Además debemos tener en cuenta el tiempo no sólo de la tarea en sí misma, sino de todo lo que conlleva (desplazamientos, llamadas, etc.).
Al realizar la planificación de tareas, debemos destinar algunos momentos para imprevistos que puedan surgir, de forma que les podremos hacer frente.
“No empezar un día, una semana, un mes sin planificarlos”
-Jim Rohn-
4. Proteger el tiempo
Cada minuto que dedicamos a una tarea, sobre todo si ésta es de alta rentabilidad, debe de ser protegido de forma que no haya interrupciones.
Es muy habitual que nos interrumpan llamadas, correos electrónicos etc. pero debemos centrarnos en proteger unos determinados momentos del día para dedicarlo a una tarea concreta.
Tim Ferriss en su libro “La jornada laboral de 4 horas” define la interrupción como cualquier cosa que te impide completar una tarea y diferencia tres clases de interrupciones:
- Las que hacen perder el tiempo. Son aquellas que pueden ser ignoradas con pocas o ninguna consecuencia.
- Las que consumen tiempo. Son las tareas repetitivas que interrumpen el trabajo más importante.
- Las que surgen de no saber delegar. Son las que se producen cuando otras personas necesitan nuestra validación para tareas muy simples que podrían realizar solas.
Para lograr proteger nuestro tiempo es fundamental aprender a decir NO, a todas las tareas que no tengan que ver con nuestro proyecto o que no nos aporten nada.
En cualquier caso, se puede decir “ahora no” y dejar esa tarea para otro momento más adecuado.
Las actividades que realizamos tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida privada, a veces es necesario que las realicemos nosotros mismos, pero en otras ocasiones se pueden delegar para lograr trabajar en equipo. Por lo tanto, es fundamental aprender a delegar.
5. Medir resultados
Una vez que hayamos fijado nuestro objetivo y las tareas que tenemos que realizar para alcanzarlo, deberemos medir si en el plazo que hemos establecido, hemos alcanzado ese resultado o no.
En el caso en que no hayamos alcanzado el resultado, podremos valorar si éste era realista o no y realizar ajustes para que sea posible.
Gestionar correctamente tu tiempo es un paso más para alcanzar el éxito en tu negocio y en tu vida privada, por lo que saber lo que hacemos, cuándo lo hacemos y cómo lo hacemos es fundamental para alcanzar nuestros sueños.
“La gente me considera como un experto de la gestión del tiempo. Me veo más como un experto de la gestión de las prioridades, valorando bien las cosas. Sé que inversión tiene más rendimiento para mi futuro”
-Timothy Ferriss-