7 formas de fomentar la puntualidad en tu empresa

Los empleados impuntuales son un problema para toda organización: enlentecen los procesos y ofrecen una imagen de irresponsabilidad. Las claves que te detallamos en el siguiente artículo ayudan a cambiar estas dinámicas.

Escrito y verificado por la psicóloga Valeria Sabater.

Última actualización: 16 junio, 2023

Fomentar la puntualidad en tu empresa es un modo de implementar el compromiso con la organización y de optimizar el rendimiento. Al fin y al cabo, ver cómo algunos empleados llegan tarde a sus puestos o se demoran en entregar sus tareas, son dinámicas preocupantes. Si bien detrás de estas conductas existen múltiples razones, es posible crear estrategias para reducirlas.

Los incentivos, el establecer una buena comunicación o elevar las expectativas y motivación del trabajador, trazan ejemplos básicos en este sentido. Así, y como bien suele decirse, «la puntualidad es el alma de los negocios» y siempre hay mecanismos para promover ese encomiable principio. En esta lectura te los desvelamos.

Tipos de impuntualidad

La puntualidad es un elemento esencial para generar confianza entre los grupos sociales. Por su parte, la impuntualidad no solo es la clásica conducta de llegar tarde; también es la latencia a la hora de entregar tareas o resolver incidencias fuera de los plazos establecidos.

Por otro lado, si bien solemos definir la puntualidad como una virtud, se trata, en realidad, de una competencia psicosocial que transmite respeto y armonía. Como ya sabemos, la demora, en todas sus formas, tiene un coste multidimensional en cualquier empresa: sobrecarga de trabajo y afecta a la cohesión de los equipos.

Es más, un artículo publicado en la revista Revue Canadienne Des Sciences de l´Administration acota una correlación no menos significativa. Los retrasos, a menudo, se vinculan con el absentismo laboral. Estamos, en esencia, ante un factor que es necesario comprender para prevenir y abordar; con este fin es pertinente conocer las siguientes tipologías de impuntualidad:

• Impuntualidad persistente (y no justificada).
• Impuntualidad ocasional, cuya conducta está justificada.
• Impuntualidad optimista, los que piensan que siempre tienen tiempo de sobra.
• Impuntualidad narcisista, en tal perfil de personalidad se evidencia esta conducta.
• Fóbico social, aquel que deriva en conductas impuntuales porque evita la interacción social.
• Impuntualidad despreocupada, cuando la falta de compromiso conlleva a retrasos constantes.
• Impuntuales olvidadizos, esas personas que se despistan con cualquier cosa y nunca llegan a hora.
• Impuntualidad postergadora, personas que dejan toda tarea para el final y el tiempo siempre se les viene encima.
• Impuntualidad desmotivada, en cuyo caso, la falta de interés se combina con un estado de ánimo bajo o depresivo.

Razones existentes detrás de la impuntualidad en el trabajo

En buena parte de los casos, la impuntualidad no se debe en exclusiva a la desidia o la falta de responsabilidad. Una de las causas que es necesario considerar es la propia personalidad de los individuos.

Journal of Research in Personality publicó un artículo que parte de la teoría de los cinco grandes para responder a esta cuestión. Esto nos permite saber, por ejemplo, que los individuos más escrupulosos, suelen ser los más puntuales y quienes más cuidan este elemento comportamental. No obstante, en ocasiones, ellos empiezan a llegar tarde; en general, las causas serían las siguientes:

• Enfermedad.
• Trabajo rutinario.
• Problemas familiares y personales.
• Personalidad inmadura e irresponsable.
• Falta de normas claras en la organización.
• Alto nivel de estrés y malestar psicológico.
• Inconvenientes con otros compañeros de trabajo.
• Ausencia de compromiso e interés con la empresa.
• Las malas condiciones laborales y la desmotivación.
• Despreocupación por el efecto de llegar tarde al puesto de trabajo.

Estrategias para inculcar puntualidad en tu empresa

Llegar a tiempo y entregar las tareas en los plazos acordados confiere al trabajador una imagen confiable y comprometida, tanto con la empresa, como con sus compañeros. Recuerda que una organización es como la maquinaria de un reloj: todas las piezas deben estar milimétricamente organizadas para alcanzar objetivos, el éxito y la excelencia.

Ahora bien, como líder de un entorno laboral, ¿qué deberías hacer para fomentar la puntualidad? Te describimos las estrategias decisivas.

1. Comunicación efectiva, liderazgo y políticas claras

Como buen líder debes dominar la comunicación efectiva con tus equipos de trabajo; solo así lograrás concienciar a tu empresa del valor de la puntualidad.

Management Communication Quarterly reseñó en un artículo cómo el liderazgo transformacional logra tener un mayor impacto con sus empleados, gracias a los diálogos efectivos. Para ello, son clave las técnicas que a continuación listamos.

• Sé claro, asertivo, escucha opiniones y atiende las posibles reacciones.
• Envía por correo a los empleados un resumen claro de las políticas internas.
• Efectúa pequeñas evaluaciones tipo test, para asegurar que tienen claro esos puntos.
• Realiza reuniones presenciales con los diversos equipos de trabajo, para hablarles de las políticas de empresa. Enfatiza como principio básico la puntualidad de llegada y de cumplimiento/entrega de tareas.

2. Motiva e involucra a tus empleados en las metas

Un empleado desmotivado y sin compromiso con la empresa es un trabajador ineficaz. La responsabilidad de que esto suceda no siempre está en el propio trabajador, también recae en el líder. Por tanto, si deseas fomentar la puntualidad en tu empresa, ten en cuenta esta serie de puntos:

• Permite que los trabajadores tengan iniciativa de cara al logro de objetivos. Las tareas cotidianas no deben basarse solo en «obedecer».
• Alienta, delega responsabilidades en tus trabajadores para que, de ese modo, se sientan involucrados en la labor cotidiana y lleguen a su hora.
• Motiva a los equipos, dales razones para comprometerse y superarse. Comunícales a dónde pueden llegar como organización si se alcanzan las metas y son puntuales.

3. Brinda flexibilidad cuando sea posible

Dentro de las políticas de empresa siempre es adecuado incluir cierta flexibilidad en las horas de entrada y salida. Si es factible y se dan las condiciones, todo entorno laboral puede beneficiarse estableciendo diferentes horarios de trabajo. Esto facilitará que los empleados se organicen.

Sin embargo, una vez más, la puntualidad será esencial a pesar de que existan diferentes segmentos de incorporación laboral. Asimismo, en lo que se refiere a la entrega de trabajos y tareas, siempre es adecuado establecer unos tiempos razonables y ajustados.

4. Implementa un sistema de registro de asistencias

A la hora de fomentar la puntualidad te serán de gran ayuda los softwares, aplicaciones o máquinas de fichar, así habría un seguimiento de la llegada de tus empleados. Es un sistema que tiene un gran impacto psicológico y que suele condicionar para estar a la hora.

5. Para fomentar la puntualidad en tu empresa, ofrece incentivos

Si te has preguntado alguna vez si son positivos los refuerzos, premios y reconocimientos en el trabajo, la respuesta es sí. Una investigación divulgada por Frontiers in Public Health destaca el valor de los incentivos. Si das el paso hacia esta estrategia, recuerda que la puntualidad integra tanto la llegada a la hora, como la entrega de tareas y proyectos en el tiempo pactado.

6. Evalúa y ofrece retroalimentación

Como líder de una organización que desea ser eficaz y productiva, es necesario que establezcas mecanismos de evaluación de la labor de los empleados. En ese proceso, deberás detectar el número de veces que la persona llega tarde o se retrasa en la entrega de sus tareas. Una vez conocidos los datos, es el momento de ofrecer retroalimentación. Este proceso implica lo siguiente:

• Conocer las causas de los retrasos.
• Abordar esos problemas de forma proactiva.
• Informar de la necesidad de seguir las políticas de empresa.
• Trabajar con esos empleados para encontrar soluciones eficaces.

7. Sé el mejor ejemplo

De nada sirve demandar algo a un equipo de trabajo, si el líder no da ejemplo y no es capaz de inspirar al resto. Por tanto, si deseas fomentar la puntualidad en tu empresa, sé el primero en llegar a tu puesto, sé el más eficaz a la hora de cumplir tus tareas y sé esa figura de referencia y modelado para los demás.

¿Qué pasa si estas claves no funcionan para fomentar la puntualidad en tu empresa?

Las estrategias aquí detalladas son elementos nucleares que agilizarán e implementarán esta conducta en tu organización. Son fáciles de aplicar y requieren del compromiso de todos los departamentos. Pero puede darse el caso de que tales estrategias no sean efectivas. ¿Qué hacer entonces?

Es necesario que los empleados comuniquen la razón de esta práctica y se acuerden cambios y un compromiso escrito de mejora. Si la impuntualidad se cronifica, es momento de hacer una reunión con todos. Y si algunos empleados continúan con este comportamiento, hay que tomar una decisión. La impuntualidad es un germen que dificulta y entorpece el flujo de trabajo cotidiano.

Para concluir, como decía Thomas Chandler Haliburton: «La puntualidad es el alma de los negocios». Promuévela, cuídala y foméntala siendo el mejor ejemplo. Llegarás lejos si aplicas este conjunto de recomendaciones.