10 tips para administrar mejor tu tiempo
Gestionar el tiempo es un desafío para muchas personas, incluso, todos tenemos momentos en los que nos resulta difícil organizarnos. Es importante abordar el problema desde una perspectiva constructiva y sin culparse a uno mismo por no administrar mejor el tiempo.
En lugar de sentirte mal, utiliza esa situación como una oportunidad para aprender y progresar. Enfócate en identificar áreas en las que caben ajustes y desarrollar habilidades más efectivas; no es una meta que se consiga de la noche a la mañana, lleva tiempo y práctica, por lo que es importante ser paciente. ¿Cómo empezar? Conócelo durante la lectura.
¿Cómo administrar mejor tu tiempo?
Un estudio publicado en el Journal of Psychology examinó los efectos del entrenamiento en administración del tiempo y el control del mismo sobre el entorno laboral. Los resultados indicaron que esta capacidad influye de modo positivo en la percepción de control y reducción del estrés relacionado con los lapsos en el trabajo.
En este mismo orden, un metaanálisis publicado en PloS One precisó que la gestión del tiempo está relacionada, de forma moderada, con el desempeño laboral, el rendimiento académico y el bienestar. Entonces, ¿cómo es posible ajustar las horas para favorecerte de los beneficios que supone administrar mejor tu tiempo? A continuación, te dejamos algunos consejos.
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1. Establece metas claras
Define tus metas y objetivos a corto y largo plazo. Esta práctica ayudará a enfocarte en las tareas más importantes y evitará la dispersión en actividades menos relevantes.
2. Planifica tu día
Dedica unos minutos al comienzo de cada día para crear una lista de tareas y establecer un plan de acción. La planificación es conveniente en la organización y el enfoque, lo que deriva en una mejor administración de tu tiempo. Dicha planificación puede ser diaria o semanal; apóyate con aplicaciones inteligentes, aunque también funciona una hoja de papel.
3. Prioriza los «pendientes» importantes
Identifica los compromisos más relevantes y asegúrate de abordarlos primero. La jerarquización es un vehículo para avanzar y evitar retrasos con ocupaciones menos urgentes.
4. Elimina las distracciones
Identifica y minimiza o elimina las principales distracciones en tu entorno, ya sea el teléfono móvil, las redes sociales o las conversaciones innecesarias. Esta es una buena recomendación para trabajar concentrado.
5. Utiliza técnicas de gestión del tiempo
Hay varias estrategias probadas beneficiosas para tu productividad, como la técnica Pomodoro; consiste en trabajar en bloques de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso. También es útil la matriz de Eisenhower, en la que se clasifican las tareas en función de su importancia y urgencia.
Asimismo, puedes probar el batching (para agrupar tareas similares y hacerlas en conjunto) o el tiempo bloqueado (asignar bloques específicos para tareas puntuales).
6. Delega cuando sea posible
Si tienes la opción, delega algunas tareas o busca ayuda externa. Esto te permitirá liberar tiempo para enfocarte en actividades más importantes.
7. Aprende a decir «no»
No te sientas obligado a aceptar todas las asignaciones que te presenten. Aprende a evaluar tus prioridades y decir «no» a las cosas que no encajan en tus objetivos o te sobrecargan.
8. Organiza tu espacio de trabajo
Un ambiente de trabajo desordenado afecta de modo negativo en tu productividad; tómate el tiempo para organizarlo y notarás que la jornada fluye de manera más agradable y rendidora.
9. Aprovecha los «tiempos muertos»
Emplea los momentos desocupados, como cuando viajas en transporte público o estás en una sala de espera, para leer o escuchar podcasts sobre temas relacionados con tu desarrollo personal o profesional.
10. Cuida tu bienestar
No descuides tu salud y bienestar mientras intentas mejorar tu gestión del tiempo. Duerme lo suficiente, haz ejercicio y mantén una alimentación equilibrada, ya que estos factores incrementan la energía y capacidad de concentración.
«Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día».
¿El uso de las tecnologías influye en nuestra administración del tiempo?
En efecto, el uso excesivo de smartphones y otras tecnologías estarían entre los principales obstáculos para una buena administración del tiempo. Algunas formas en las que estos aparatos afectan son las siguientes:
- Distracciones constantes: cada vez que revisas tu teléfono para responder mensajes o mirar las redes sociales, pierdes tiempo que podrías invertir de manera más productiva.
- Procrastinación: los teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras ofrecen una amplia variedad de entretenimiento. Si te encuentras posponiendo tareas importantes para «navegar», jugar o ver videos, es probable que estés procrastinando tus responsabilidades.
- Falta de enfoque y productividad: el uso excesivo de tecnología afecta tu capacidad para concentrarte en una tarea durante períodos prolongados. Saltar de una aplicación a otra o estar pendiente de las notificaciones, fragmenta tu atención y disminuye tu productividad.
- Pérdida de tiempo sin darte cuenta: muchas veces, caemos en una especie de «trampa del tiempo» cuando utilizamos la tecnología. Aunque parezca que solo revisas brevemente las redes o respondes algunos mensajes, en realidad los minutos u horas se van sin que te des cuenta.
¿Cómo administrar mejor tu tiempo con relación al uso de la tecnología?
El uso de la tecnología en sí misma no es malo, pero es importante encontrar un balance y recurrir a ella de modo consciente, para maximizar tu productividad y disfrutar de un mayor tiempo libre.
Con este fin es fundamental definir momentos específicos en los que revises el teléfono, por ejemplo; para que esta recomendación sea eficaz, desactiva las notificaciones innecesarias y activa solo aquellas urgentes o importantes.
Asimismo, fija «tiempo sin tecnología»; en estos lapsos lleva a cabo actividades fuera de la pantalla, como leer, socializar o practicar algún pasatiempo. Aunque suene paradójico, las aplicaciones y herramientas de productividad contribuyen a administrar mejor tu tiempo, bloqueando ciertos sitios web o aplicaciones durante períodos específicos; también rastrean y limitan los ratos que pasas en ellas.
Y no puede dejarse de lado la practica la autodisciplina. Aprende a resistir la tentación de revisar tu teléfono o usar la tecnología de manera no productiva; enfócate en tus tareas y metas importantes.
Relación entre la administración de nuestro tiempo y las actividades que nos gustan
La administración del tiempo y hacer actividades que te gusten están intrínsecamente relacionadas y se influyen de diversas formas. En primer lugar, cuando incluyes en tu planificación diaria lo que disfrutas hacer, aumenta tu motivación y compromiso; funciona como un incentivo para la organización y completación de tus tareas.
Si haces las cosas que te apasionan, mejoran el enfoque y la productividad, lo que se refleja en otras áreas de tu vida. Además, incluir actividades que te gustan en tu rutina fomentan la armonía entre el trabajo y el tiempo libre; consigues así una sensación de satisfacción, relajación y bienestar emocional.
Por otra parte, el tiempo dedicado a actividades placenteras desconectan de las presiones y demandas diarias, lo que te permite recuperar energías y enfrentar tus responsabilidades con una mentalidad más tranquila y positiva.
La buena administración del tiempo te brinda la oportunidad de hacer espacio para las actividades que te gustan.
Balancea las obligaciones y el entretenimiento para administrar el tiempo
Es importante encontrar un equilibrio entre las actividades que disfrutas y tus responsabilidades, así gozarás de tiempo libre y mejoras la eficiencia y satisfacción general en todas las áreas de tu vida.
En conclusión, aprender a administrar el tiempo de modo efectivo es un proceso continuo. En lugar de culparte cuando las horas no te dan, trata de adoptar una mentalidad de crecimiento y enfoque en las soluciones. Reconócete los avances y mantén una actitud positiva hacia tu proceso de mejora.
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